Vous êtes un professionnel de l'administration à la recherche d'une possibilité d'emploi passionnante dans le but de servir une communauté diversifiée? Si c'est le cas, rejoignez notre équipe où vous collaborerez avec des partenaires de la justice pénale et des organisations communautaires tout en fournissant des services de bureau, d'administration et de soutien à la réception.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle, vous devrez :
• assurer les fonctions de réception et maintenir les normes de service à la clientèle;
• préparer, distribuer et demander une variété de documents tels que les rapports du tribunal, les rapports pré-promotionnels, l'information communautaire et la documentation du tribunal;
• composer et dactylographier la correspondance courante en veillant à l'exactitude et à la distribution appropriée;
• recevoir et diriger les appels téléphoniques et communiquer avec des clients ayant des besoins divers;
• recevoir et distribuer le courrier;
• tenir à jour les dossiers et les calendriers de conservation;
• effectuer les calculs de la peine;
• saisir, mettre à jour et corriger les informations dans le Système informatique de suivi des contrevenants (SISC).
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• Certains déplacements peuvent être nécessaires dans ce poste. Un permis de conduire valide de l'Ontario est requis.
Compétences administratives :
• Vous pouvez comprendre et appliquer les procédures, les règlements et les articles de la législation correspondante.
• Vous avez une connaissance des pratiques et des procédures de bureau afin de fournir des services administratifs efficaces.
• Vous pouvez appliquer les sections des manuels de procédures concernant les systèmes de classement des clients et de l'administration, la confidentialité, la distribution de l'information, la présentation des lettres et des rapports.
• Capacité à utiliser les systèmes de distribution du courrier, à fournir une assistance à la réception, à répondre aux demandes de renseignements courantes et à diriger les appels téléphoniques des clients et des visiteurs.
• Capacité à maintenir l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau en signalant les mauvais fonctionnements/problèmes et en organisant les appels de service nécessaires.
Compétences en communications et relations interpersonnelles :
• Vous êtes capable de répondre aux demandes de renseignements avec tact et diplomatie.
• Vous êtes capable de fournir des explications détaillées et de transmettre des informations aux clients, aux collègues, aux tribunaux, à la police et aux intervenants de la communauté.
• Vous pouvez utiliser la communication écrite (y compris les compétences informatiques) pour rédiger la correspondance courante/normale et veiller à l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation lorsque vous saisissez des documents au clavier.
• Vous savez utiliser l'équipement informatique et les programmes de traitement de texte/logiciels connexes pour transcrire la correspondance, les rapports, les documents de probation et de libération conditionnelle - utiliser des applications de base de données pour saisir, suivre et mettre à jour les données relatives aux clients.
Compétences en analyse, raisonnement et organisation :
• Vous avez des capacités d'analyse et de raisonnement avérées pour déterminer quelles informations peuvent être fournies aux demandeurs.
• Vous êtes capable de déterminer et d'établir la liste des priorités et de résoudre les conflits de priorités et les réunions contradictoires.
• Vous pouvez déterminer et établir une liste de vos propres priorités afin de répondre à des échéances concurrentes.
• Vous êtes capable d'établir des priorités et de gérer la charge de travail, et de faire preuve de discernement lors de la prise de décisions.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: