Utilisez vos compétences administratives pour garder les personnes, les priorités et les processus sur la bonne voie.
Au sujet de l'emploi
Ce rôle fournit un soutien administratif aux opérations de section, au personnel et aux activités de projet. Vous aiderez à garder le travail quotidien organisé, précis et sur la bonne voie.
En tant qu'adjoint administratif, vous devrez :
• soutenir l'administration financière et des ressources humaines, notamment les factures, les réclamations de dépenses, les cartes d'achat, les présences, les documents de recrutement et le suivi des affectations
• gérer l'administration de bureau, notamment le courrier, les fournitures, l'équipement, les demandes informatiques, les comptes courriel et l'inventaire
• soutenir les systèmes, processus et normes de dépôt de la division et de la direction générale, de gestion des dossiers et de l'information afin d'organiser et de maintenir les systèmes de dépôt électronique et manuel de la direction générale.
• soutenir la planification et la gestion des besoins en matière de mesures d'adaptation et de véhicules, y compris la liaison
avec la gestion de l'entretien des bâtiments et la tenue des dossiers de véhicules et d'entretien.
• coordonner les réunions, événements, horaires et logistiques connexes
• répondre aux demandes, collaborer avec le personnel et les partenaires, et fournir un soutien administratif général avec tact et professionnalisme
• soutenir des projets spéciaux et fournir un soutien administratif de secours à la direction générale et la division
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
Vous devez posséder un permis de conduire valide de catégorie « G » de l'Ontario ou un permis équivalent. Le candidat retenu devra fournir une preuve d'un permis de conduire valide lors de son embauche.
Connaissances administratives
Qualifications :
• Connaissance des principes, méthodes et pratiques des services administratifs
• Expérience dans la prestation de soutien administratif pour les opérations de bureau, les activités et le travail de projet
• Connaissances financières pour soutenir les factures, les réclamations de dépenses, les cartes d'achat et les rapprochements
• Expérience avec les dossiers et les documents des ressources humaines
• Capacité de soutenir les gestionnaires et le personnel relativement aux processus administratifs et à l'information sur la section
Compétences en communication et relations interpersonnelles
Vous êtes en mesure de :
• communiquer respectueusement avec les gestionnaires, le personnel, les collègues et les partenaires
• travailler efficacement en équipe tout en gérant l'information avec professionnalisme et discernement
• répondre aux demandes générales et fournir des renseignements avec tact et diplomatie
• préparer une correspondance, des rapports, des notes, des propositions, des contrats, des lettres, des feuilles de calcul, des procès-verbaux, des présentations et d'autres documents clairs et précis
• suivre des ébauches ou des documents édités, des instructions orales et des instructions écrites
Compétences en raisonnement et organisation
Vous êtes en mesure de :
• déterminer les priorités lors de la gestion des différentes responsabilités administratives
• suivre l'information, organiser le travail et faire le suivi des points en cours
• soutenir l'achèvement rapide et précis du travail administratif
• mettre en application vos compétences arithmétiques pour calculer les présences, concilier ou équilibrer les dépenses, et vérifier les réclamations de dépenses et les factures
• examiner la correspondance entrante et les demandes d'information et renvoyer les questions aux membres du personnel appropriés
Jugement et souci du détail
Vous pouvez :
• travailler de façon autonome et faire preuve de jugement et d'initiative pour prendre des décisions de routine
• maintenir des documents et dossiers exacts, organisés et correctement conservés
• gérer les tâches concurrentes et les renseignements sensibles avec soin et discernement
• revoir et relire les documents pour en assurer leur exactitude, leur exhaustivité et leur format approprié
• cerner quels renseignements sont manquants, inexacts ou incomplets
Compétences en informatique
Vous avez :
• la capacité d'utiliser les outils de Microsoft Teams, de vidéoconférence et de téléconférence
• la capacité d'utiliser de l'équipement de bureau standard, comme des imprimantes et photocopieurs, et de résoudre des problèmes de routine
• la capacité de préparer des documents, des présentations, des feuilles de calcul, des procès-verbaux et des documents d'information à l'aide de logiciels bureautiques
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: