Si vous avez une éthique de travail positive et proactive et que vous êtes reconnu pour votre souci du détail et votre force d'organisation, alors envisagez cette excellente occasion dans le domaine de l'administration des tribunaux au sein du ministère du Procureur général, dans le cadre de laquelle vous fournirez des services de secrétariat judiciaire à la Cour supérieure de justice ou à la Cour de justice de l'Ontario.
La Division des services aux tribunaux s'engage à offrir un lieu de travail diversifié, respectueux, professionnel et représentatif des valeurs de la fonction publique de l'Ontario.
Au sujet de l'emploi
Dans l'exercice de ce rôle, vous devrez :
• transcrire, dactylographier et relire la correspondance, les jugements et les documents juridiques à partir d'ébauches audio et manuscrites;
• réviser et rédiger la correspondance en réponse aux demandes de renseignements émanant de la profession juridique, du grand public, du gouvernement et des organismes;
• tenir et gérer les calendriers électroniques et les emplois du temps des juges, et organiser leurs déplacements;
• tenir à jour les bibliothèques judiciaires et les systèmes d'archivage;
• traiter les factures et les demandes de remboursement de frais de voyage et tenir à jour les comptes de frais;
• fournir un soutien administratif aux juges siégeant à des comités;
• traiter le courrier et accéder aux renseignements contenus dans les bases de données.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• Vous pouvez taper 50 mots par minute.
• Vous avez des compétences en dactylographie avec une précision de 70 %.
Connaissances en matière d'administration juridique :
• Vous connaissez les politiques administratives des bureaux juridiques et des tribunaux, la circulation des documents et les procédures pour répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et transmettre des renseignements.
• Vous connaissez les documents et les formats juridiques ainsi que la terminologie juridique permettant de réaliser des transcriptions à partir de bandes audio ou de notes manuscrites, en veillant à l'exactitude de l'orthographe.
• Vous connaissez les processus financiers afin de vous assurer que les procédures d'achat sont respectées et que les factures et les relevés de dépenses sont correctement préparés pour le paiement.
Compétences en communications et relations interpersonnelles :
• Vous savez préparer des rapports, rédiger des procès-verbaux et rédiger de la correspondance en réponse à des demandes de renseignements.
• Vous pouvez utiliser votre souci du détail pour réviser et relire des documents afin d'y déceler des erreurs d'orthographe et de grammaire.
• Vous faites preuve de tact et de discrétion lorsque vous répondez à des demandes de renseignements émanant de personnes de la profession juridique (par exemple, les membres de la magistrature) ou du public, que ce soit en personne ou par téléphone.
Compétences en matière d'organisation, d'analyse et de résolution de problèmes :
• Vous savez reconnaître les urgences et repenser les priorités en fonction des délais et dans un environnement de travail dynamique.
• Vous êtes capable de répondre aux problèmes et de rediriger les appels vers les bonnes personnes (par exemple, avocat, police, aide juridique).
• Vous êtes capable de déterminer les procédures et les processus administratifs appropriés pour dactylographier des documents juridiques, traiter la correspondance et tenir à jour les systèmes d'archivage.
• Vous êtes capable de déterminer, de résoudre et de suivre les problèmes liés à une documentation incomplète et à des conflits d'horaire lors de l'organisation de réunions et de conférences téléphoniques.
Compétences en informatique :
• Vous maîtrisez les outils informatiques tels que le traitement de texte, le courrier électronique, les feuilles de calcul et les présentations (par exemple, Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Vous maîtrisez les applications de base de données pour saisir, suivre et mettre à jour des données (par exemple, Quicklaw).
• Vous êtes capable de manipuler des textes pour produire des lettres, des mémorandums, des rapports et des documents juridiques, conformément aux procédures établies.
• Vous savez utiliser Internet afin d'effectuer des recherches pour les juges.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
• Nous offrons une occasion unique de faire une réelle différence dans la vie des gens, en travaillant à la fois dans la salle d'audience et en dehors de celle-ci.
• Vous rejoindrez une équipe de plus de 3 000 membres du personnel de première ligne et de gestionnaires de toute la province, qui s'engagent à faire preuve de professionnalisme, de collaboration et d'innovation.
• Vous bénéficierez d'un environnement de travail convivial et coopératif, de possibilités d'évolution de carrière et d'une formation en cours d'emploi.
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants organismes employeurs de la province. Les membres du personnel travaillent pour différents ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions;
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat;
• un environnement de travail physique moderne, convivial et accessible;
• de nombreux réseaux de personnes employées offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés.
Ce poste offre la possibilité de participer à un programme complet de rémunération et d'avantages sociaux qui comprend :
• un régime de retraite à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite);
• des prestations collectives en matière de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'invalidité;
• un Programme d'aide aux employés et à leurs familles, qui offre des services de conseil confidentiels.