Venez rejoindre notre équipe dynamique à Sault Ste. Marie!
Vous cherchez une occasion de mettre en valeur vos compétences administratives au niveau de la haute direction? Si c'est le cas, envisagez de vous joindre au ministère des Richesses naturelles et mettez à profit vos solides compétences en administration auprès de la haute direction dans un environnement au rythme soutenu et au volume de travail élevé. Vous serez appelé à coordonner et à fournir une multitude de services administratifs à l'appui du directeur et du bureau de la direction.
Si cela vous ressemble, alors n'hésitez pas à postuler à cette excellente occasion!
REMARQUE : Ce poste exige une présence sur place au 70, promenade Foster, à Sault Ste. Marie, en Ontario, cinq jours par semaine.
**Ce concours sera utilisé pour pourvoir de futurs postes vacants.
Au sujet de l'emploi
Dans cet environnement d'équipe au rythme soutenu, où les tâches sont souvent complexes, prioritaires et très délicates, vous devrez :
• fournir des services administratifs et du soutien au directeur ainsi qu'aux membres de l'équipe de la direction;
• préparer et coordonner la correspondance et les rapports confidentiels;
• organiser et coordonner la tenue des réunions ainsi que l'emploi du temps du directeur;
• examiner la correspondance du directeur et veiller à ce que les mesures nécessaires soient prises rapidement;
• tenir à jour un système de classement confidentiel.
• participer à la coordination et à la gestion des budgets du directeur;
• offrir un service à la clientèle exceptionnel.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences administratives :
• Connaissance avérée des systèmes, des processus et des méthodes administratifs pour mettre en place des systèmes de contrôle fiables des activités administratives.
• Connaissance des politiques de gestion de l'information en lien avec les dossiers de la direction, les calendriers de conservation et les exigences de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP).
Capacité à créer et à tenir à jour des dossiers confidentiels sur support papier et électronique, conformément aux calendriers de conservation des dossiers du bureau de la direction.
• Habiletés en matière de jugement et de synthèse permettant de relier les projets et les renseignements pour fournir des données claires à la direction et d'assurer le suivi de plusieurs projets et informations.
• Maîtrise du courrier électronique, du traitement de texte et d'autres applications informatiques, notamment les tableurs, les logiciels de bases de données et les outils de gestion électronique, les outils de gestion d'horaires comme Microsoft Outlook, Word, Access, PowerPoint, Excel et le Système de gestion en ligne de la correspondance (SGLC).
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Habiletés en relations interpersonnelles et en leadership de groupe permettant de soutenir les membres du personnel dans l'exécution des tâches, des fonctions et des projets qui leur sont confiés.
• Excellentes compétences en gestion du temps, capacité éprouvée à travailler efficacement sous pression afin de respecter les échéances, même avec une charge de travail élevée.
• Compétences en communication efficaces pour assurer la liaison avec les clients et transmettre de l'information ou des explications.
• Excellentes compétences en communication écrite permettant de rédiger des rapports, de la correspondance, des notes d'information et des notes de breffage destinés au directeur et à la haute direction, portant sur des renseignements confidentiels et de nature très délicate.
• Habiletés interpersonnelles, notamment faire preuve de tact et de diplomatie et capacité à préserver la confidentialité.
Compétences en organisation, en planification et compétences analytiques :
• Excellentes capacités d'organisation et de planification pour gérer l'emploi du temps des directeurs, coordonner les exigences matérielles et les besoins logistiques des réunions et assurer la préparation des documents et la circulation de l'information.
• Excellentes compétences en gestion du temps, grande efficacité à travailler sous pression afin de respecter les échéances et capacité à traiter un volume de travail élevé.
• Excellentes compétences en matière de prise de décision et bon jugement pour conserver et rédiger la correspondance selon l'ordre de priorité, en vue de la signature du directeur.
• Grand souci du détail pour examiner, réviser et relire les renseignements et les documents afin d'en assurer l'exhaustivité et l'exactitude.
Connaissances financières :
• Expérience dans la gestion des dépenses, la vérification des rapports de cartes d'achat, le suivi et la gestion des états financiers, la préparation et la saisie des demandes d'achat ainsi que dans la saisie des renseignements concernant la planification du travail, les projets et les salaires.
• Connaissance des processus, des procédures et des directives financiers, notamment en matière de planification du travail, de suivi budgétaire et de rapprochement des comptes.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels