Secrétaire d'école, programme aux élèves sourds

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(concours PDSB26-092)

Joignez l'équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. La Direction des écoles provinciales et d'application du ministère de l'Éducation est à la recherche d'un secrétaire expérimenté qui fournira un soutien à Sir James Whitney School for the deaf à Belleville.

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Au sujet de l'emploi

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À ce titre, vous fournirez des services de secrétariat et d'appui administratif suivants à la direction de l'école et contribuerez à la mise en œuvre des programmes et services éducatifs.

Vous devrez :
• préparer une variété de documents et de correspondance tels que des mémos, des rapports, des documents de recherche et des supports de présentation;
• classer, récupérer ou distribuer une variété de correspondance;
• rédiger les procès-verbaux et les notes des réunions;
• fournir des services d'accueil, répondre aux appels, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements généraux;
• organiser les déplacements et fixer les lieux des réunions et des événements pour la direction;
• gérer les horaires et les calendriers pour la direction de l'école;
• tenir à jour et commander les fournitures au besoin;
• préparer et tenir à jour les contrats financiers;
• gérer le système informatique de renseignements sur les élèves ;
• posséder une connaissance et une expérience des arrivées et départs en sécurité dans les écoles;
• assumer diverses autres tâches administratives et de bureau.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Connaissances et expérience

Vous possédez :

• une expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;
• une connaissance pratique de School Messenger;
• une expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;
• une expérience en matière d'arrivées et de départs en toute sécurité des écoles;
• une connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;
• une maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle

Vous possédez :
• d'excellentes compétences linguistiques, y compris la maîtrise de la langue des signes américaine (ASL) et de la culture sourde, y compris les compétences en langage réceptif et expressif;
• des aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles pour assurer un accueil efficace en personne et au téléphone et échanger des renseignements avec la clientèle ou le public;
• une capacité à fournir des renseignements aux parties prenantes, aux parents et à la population étudiante de manière courtoise et professionnelle;
• des compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.

Compétences techniques

Vous possédez :
• une expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard;
• une expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.

Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes

Vous possédez :
• des compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;
• une capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;
• une capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer des priorités concurrentes;
• une aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;
• une connaissance des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité.

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Vous ne respectez pas toutes les qualifications?

Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.

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Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.

Notre processus d'embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez communiquer avec nous.

Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:

• les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion
  
• les engagements en matière d'accessibilité
  
• la politique pour la lutte contre le racisme
  

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Avis de collecte de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d'évaluer dans quelle mesure vous possédez les qualités requises pour travailler dans la fonction publique de l'Ontario ainsi que pour des besoins de recrutement connexes. La collecte de renseignements personnels est nécessaire pour l'administration adéquate des carrières au sein de la FPO, ce qui est un service courant autorisé en vertu de l'art. 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O., 1990, chap. M25.

Veuillez ne pas inclure plus de renseignements personnels que nécessaire pour votre demande (par exemple, n'ajoutez pas votre photo ou votre numéro d'assurance sociale).

Si vous avez des questions sur la façon dont vos renseignements sont recueillis, utilisés, partagés ou sauvegardés, contactez-nous.