Vous vous considérez comme un collaborateur enthousiaste et très organisé au sein d'une équipe, qui excelle dans un environnement où le rythme de travail est rapide et le volume important? Si c'est le cas, envisagez de vous joindre à la Division de la réglementation relative aux mines et aux minéraux du ministère de l'Énergie et des Mines, où vous aurez l'occasion de mettre à profit vos solides compétences de direction en matière d'administration pour coordonner et fournir une multitude de services administratifs à l'appui d'un directeur et de son bureau.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle, vous devrez :
• fournir des services administratifs et un soutien au directeur et au personnel de la direction;
• faciliter le flux de la correspondance pour la Direction, y compris le suivi, l'expédition, le traitement et la transmission des documents;
• coordonner et organiser les réunions et les déplacements;
• préparer des ébauches de courriels, de lettres, de notes de service et de présentations;
• tenir un système d'archivage électronique confidentiel;
• fournir des services administratifs exécutifs, y compris le suivi des demandes et des délais, la production et le traitement d'une variété de documents sensibles ou confidentiels;
• organiser les réunions de la direction et en rédiger les procès-verbaux.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances administratives et compétences organisationnelles :
• Connaissance et expérience avérées des pratiques administratives, des procédures et des normes de qualité.
• Capacité à faciliter la circulation des documents requis et des demandes prioritaires, en assurant le suivi, l'expédition, le traitement et la transmission des documents signés dans le respect des paramètres établis.
•Connaissances et compétences en matière d'analyse et de rapports financiers à l'appui du budget opérationnel de la direction.
• Connaissances en arithmétique pour rapprocher les demandes de remboursement, les factures ainsi que les états et rapports mensuels.
Compétences en organisation et gestion du temps, pour établir les priorités et organiser le travail afin de respecter des délais serrés sous un minimum de supervision.
• Capacité à mettre à profit vos compétences en organisation pour tenir des calendriers de rendez-vous et organiser des voyages, des réunions et des conférences.
Capacités de jugement, d'analyse et de résolution de problèmes :
• Bonnes compétences en analyse et jugement sûr pour coordonner des demandes d'information, des tâches ou des situations, et y répondre.
• Compétences en résolution de problèmes pour cerner et résoudre les divergences ou les problèmes liés à des éléments tels que l'exactitude de la base de données, les demandes de remboursement des frais de voyage ou les factures.
• Capacité à déterminer les questions urgentes devant être traitées en priorité pour effectuer une série de tâches différentes ayant des délais conflictuels.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Vous possédez d'excellentes compétences en communication orale et interpersonnelles pour interagir de manière tactique et diplomatique avec les partenaires internes et externes, et gérer adéquatement les informations sensibles et confidentielles.
• Vous avez des compétences en communication écrite pour réviser, relire et préparer divers documents, y compris des courriels, des présentations, des réponses à des questions/problèmes et de la correspondance.
Compétences en informatique :
• Maîtrise de l'informatique et du traitement de texte pour préparer des documents à l'aide de divers logiciels.
• Connaissance et expérience des bases de données d'information, du suivi financier et des paiements, de la gestion de la correspondance, des tableurs et des logiciels de présentation.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: