Promouvoir l'efficacité, permettre le leadership et contribuer au bon fonctionnement des opérations régionales!
Vous êtes une personne professionnelle en administration très organisée, qui s'épanouit dans un environnement dynamique et confidentiel? Le ministère du Solliciteur général est à la recherche d'un adjoint administratif pour fournir un soutien administratif et de secrétariat complet au directeur régional et au sous-directeur régional.
Si vous aimez travailler au sein d'une équipe collaborative tout en offrant un soutien de haut niveau aux cadres supérieurs, ce poste offre une occasion intéressante d'apporter une contribution.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle dynamique, vous contribuerez au fonctionnement efficace du bureau régional en coordonnant les priorités, en gérant les renseignements sensibles et en soutenant les communications au moyen d'un vaste éventail d'intervenants internes et externes.
Vous devrez :
• Fournir un soutien administratif confidentiel au directeur régional et au sous-directeur régional, notamment la gestion des calendriers, la planification des rendez-vous et la coordination des réunions, des conférences et des dispositions en matière de déplacement.
• Préparer, mettre en forme et traiter la correspondance, les rapports, les présentations, les documents d'information et d'autres documents sensibles tout en assurant leur exactitude, agissant avec professionnalisme et veillant au respect des normes du Ministère.
• Tenir à jour des documents et dossiers administratifs, électroniques et confidentiels conformément aux exigences ministérielles en gestion des dossiers et conservation des documents.
• Assurer le suivi de la correspondance et des demandes reçues, suivre les délais de réponse et effectuer le suivi des éléments en cours afin d'assurer le respect des engagements et l'exécution des livrables en temps opportun.
• Tenir des registres des directives et de la correspondance, traiter les demandes de remboursement des frais de déplacement, et fournir un soutien à l'accueil et au téléphone au besoin.
REMARQUE : Ce poste exigera une présence sur le lieu de travail au 159, rue Cedar, Sudbury, Ontario, cinq jours par semaine.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences administratives :
• Connaissance des procédures et des pratiques en administration de bureaux et des fonctions de soutien aux cadres supérieurs.
• Connaissance des principes de gestion des documents, des pratiques de tenue des dossiers et des exigences en gestion de l'information.
• Capacité à coordonner les calendriers, les réunions, les dispositions en matière de déplacement et les activités administratives connexes pour la haute direction.
• Capacité à surveiller la correspondance, à suivre les délais et à favoriser la circulation efficace de l'information dans un bureau occupé.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Compétences en communication orale et écrite pour fournir de l'information, répondre aux demandes de renseignements et interagir professionnellement avec le personnel du Ministère, les hauts dirigeants, les intervenants externes et les membres du public.
• Expérience de la préparation, de la mise en forme, de la relecture et du traitement des rapports, présentations, documents d'information et autres documents officiels.
• Compétences en relations interpersonnelles pour établir et entretenir des relations de travail positives et efficaces.
• Capacité avérée à faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion dans des situations sensibles, confidentielles ou conflictuelles.
Compétences en analyse, résolution de problèmes et organisation :
• Capacité à analyser l'information, établir les priorités et répondre efficacement aux enjeux émergents.
• Compétences en résolution de problèmes et bon jugement pour soutenir la prise de décision et les opérations administratives.
• Compétences en organisation et capacité à gérer de multiples priorités, échéances et demandes changeantes concurrentes.
Compétences en informatique :
• Maîtrise de l'utilisation des applications Microsoft Office, des systèmes de courriel et des outils de gestion électronique des documents.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels