Êtes-vous une personne motivée et énergique qui possède d'excellentes compétences en service à la clientèle et en gestion du temps? Si c'est le cas, le ministère du Procureur général a besoin de vous pour effectuer des tâches de gestion des dossiers, dans le cadre desquelles vous contribuerez au fonctionnement efficace d'un vaste système de classement central comprenant environ 300 000 dossiers sur place.
Au sujet de l'emploi
You will:
• maintain a variety of legal documents in numerical and alphabetical filing system cross-referencing court files
• perform archival activities and tasks, including the retrieval of court files for transfer to the Records Centre
• manually box and transfer files to the Records Centre and Archives and prepare Records Transfer sheets
• provide records management and retrieval services to the judiciary, bar, public and court office/ministry staff
• serve at the records retrieval public counter where you will inform clients in person and by telephone of the process to order court files related to bankruptcy and commercial, landlord and tenant, estates, civil litigation and family court materials
• ensure that only authorized personnel have access to court records
• perform cashier duties
• lift and move heavy boxes and court files on or off a filing cart Vous devrez :
• tenir à jour divers documents juridiques dans un système de classement numérique et alphabétique avec renvois aux dossiers judiciaires;
• effectuer des activités et des tâches d'archivage, notamment récupérer des dossiers judiciaires en vue de leur transfert au Centre d'entreposage des dossiers;
• mettre manuellement les dossiers en boîtes et les transférer aux fins de conservation; et préparer avec exactitude les documents administratifs connexes;
• fournir des services de gestion et de récupération des dossiers aux membres de la magistrature, du barreau et du public ainsi qu'au personnel des greffes et du ministère;
• assurer le service au comptoir public de récupération des dossiers, où vous informerez les clients, en personne et par téléphone, du processus à suivre pour commander des dossiers judiciaires liés à la faillite et aux affaires commerciales, aux propriétaires et locataires, aux successions, aux litiges civils et aux affaires de droit de la famille;
• veiller à ce que seul le personnel autorisé ait accès aux dossiers judiciaires;
• exercer des fonctions de caissier;
• soulever et déplacer de lourdes boîtes et des dossiers judiciaires pour les placer sur un chariot de classement ou les en retirer.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en service à la clientèle et en communication
You have:
• the ability to tactfully handle requests and complaints when responding to inquiries from staff in other offices and clients (e.g. the judiciary, lawyers and paralegals) at a public counter and by telephone
• written communication skills to provide information, order court files, record location codes and prepare court documents for storage Vous avez :
• l'aptitude à traiter avec tact les demandes et les plaintes lorsque vous répondez aux demandes du personnel d'autres bureaux et des clients (par exemple, les magistrats, les avocats et les parajuristes) à un guichet public et par téléphone;
• des compétences en communication écrite pour fournir des renseignements, commander des dossiers judiciaires, enregistrer les codes de localisation et préparer les documents judiciaires pour le stockage.
Compétences et connaissances en gestion des dossiers
You have:
• knowledge of records management operations as well as numerical and alphabetical filing systems in order to maintain and retrieve central court files
• the ability to acquire knowledge of court practices and procedures to determine location of misplaced and missing court files and documents
• the ability to interpret and apply relevant legislation (e.g. schedules of Fees under the Administration of Justice Act) Vous avez :
• une connaissance des opérations de gestion des documents ainsi que des systèmes de classement numérique et alphabétique afin de conserver et de retrouver les dossiers centraux des tribunaux;
• la capacité d'acquérir des connaissances sur les pratiques et les procédures des tribunaux afin de déterminer l'emplacement des dossiers et des documents égarés ou manquants;
• la capacité d'interpréter et d'appliquer la législation pertinente (par exemple, les barèmes de frais en vertu de la loi sur l'administration de la justice).
Compétences administratives et organisationnelles
You have:
• knowledge of general office rules and procedures
• knowledge of basic accounting procedures and practices to receive payments, balance the till, and record accurate weekly statistics
• experience setting priorities and workload in a high-volume environment
• the ability to safely lift and move heavy boxes and court files on or off a filing cart Vous avez :
• une connaissance des règles et des procédures générales de bureau;
• une connaissance des procédures et des pratiques comptables de base afin de recevoir les paiements, de faire la balance de la caisse et de consigner avec exactitude les statistiques hebdomadaires;
• de l'expérience dans l'établissement des priorités et la gestion de la charge de travail dans un environnement à volume élevé;
• la capacité de soulever et de déplacer en toute sécurité de lourdes boîtes et des dossiers judiciaires pour les placer sur un chariot de classement ou les en retirer.
Compétences en informatique
You have:
• proficiency with word processing and database applications Vous avez :
• une maîtrise des applications de traitement de texte et de bases de données.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
La Division des services aux tribunaux s'engage à offrir un lieu de travail diversifié, respectueux, professionnel et représentatif des valeurs de la fonction publique de l'Ontario.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: