Vous êtes une personne compétente et bien organisée, avec une connaissance avérée des pratiques immobilières? Si c'est le cas, envisagez cette occasion où vous fournirez un soutien de bureau, administratif et de secrétariat à la Section des biens immobiliers, qui comprend le suivi de diverses activités immobilières, l'élaboration et le suivi des dépenses budgétaires de la Section des biens immobiliers, les fonctions de location, d'imposition et de cession des terrains et des bâtiments appartenant au Ministère.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle, vous devrez :
• établir et tenir à jour des systèmes de classement électronique et papier, et gérer le stockage, la récupération, l'archivage et l'élimination des dossiers
• administrer les dossiers d'acquisition, de cession et de location de biens immobiliers, ce qui comprend la préparation de la correspondance, le suivi de l'état et la tenue complète des dossiers
• préparer les fichiers inactifs pour les services d'archivage et de déchiquetage
• tenir à jour les renseignements fiscaux concernant les terres appartenant au ministère et résoudre les divergences liées aux impôts et aux évaluations
• surveiller diverses activités immobilières, telles que l'élaboration et le suivi des dépenses budgétaires de la Section des biens immobiliers, les fonctions de location, d'imposition et de cession des terrains et des bâtiments appartenant au ministère.
• gérer le Système d'information pour la gestion des biens immobiliers (PMIS) et tenir à jour l'inventaire foncier, les baux, la fiscalité et les registres d'élimination
• surveiller les dépenses budgétaires et traiter les transactions financières, y compris les factures, les paiements de loyers, les dépôts et le suivi des dépenses
• fournir un soutien administratif, y compris préparer des rapports, coordonner des réunions, gérer la correspondance et tenir les dossiers de demandes et d'autorisations relatifs aux biens immobiliers
• préparer des lettres, notes et formulaires standards à la suite de demandes de renseignements (exemples provenant d'entreprises de services publics, d'entrepreneurs, du secteur public, et de sources internes et externes)
• préparer la documentation pour les nouveaux employés, les transactions financières et les demandes relatives aux technologies de l'information
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en communications, relations interpersonnelles et travail d'équipe :
Vous pouvez
• déterminer et sélectionner la terminologie, le style et le format appropriés dans la correspondance et êtes capable de rédiger des lettres.
• fournir un service courtois et répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par courriel aux parties prenantes internes et externes.
• clarifier et expliquer en détail les procédures de gestion des terres à vos collègues, à la direction, aux municipalités, au public ou aux entrepreneurs.
• travailler en équipe et communiquer efficacement avec les membres du personnel.
Compétences en tenue d'enquêtes, en analyse et en évaluation
Vous possédez des compétences en :
• matière d'enquête pour examiner les accords juridiques, les plans et les croquis afin de repérer les biens acquis, cédés, démolis, enlevés ou loués;
• analyse pour examiner les données et définir la raison de l'acquisition de la propriété;
• évaluation pour recenser les cas où les obligations financières du bail ne sont pas respectées et assurer le suivi avec les locataires, obtenir et examiner les vérifications de solvabilité des locataires potentiels.
Compétences en organisation et gestion du temps
Vous pouvez:
• d'établir des priorités, d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de les coordonner avec vos collègues.
• assurer du respect des délais et de la planification subséquente des activités de gestion des terres.
Compétences en informatique et en mathématiques
• Vous maîtrisez les ordinateurs et les logiciels tels que le traitement de texte, les tableurs et les bases de données (p. ex., Applications de la suite Microsoft Office telles qu'Explorer, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, Teams, ArcGIS, etc.).
• Vous pouvez produire des lettres, des notes de service, des rapports, des formulaires, des documents juridiques et gérer un système électronique d'inventaire foncier.
• Vous pouvez calculer des sommes d'argent pour les comptes à payer et à recevoir (p. ex., paiements de loyers, produits de vente), effectuer des calculs de superficie, calculer la superficie d'un terrain, les conversions de mesures métriques/impériales, vérifier les frais des sociétés entrepreneuses et les frais de commission des agences immobilières.
Connaissances spécialisées
• Vous disposez d'une connaissance des pratiques de vente et de location de biens immobiliers, des sections pertinentes des lois telles que, mais sans s'y limiter, la Loi sur l'expropriation, la Loi sur l'évaluation foncière, la Loi sur la location à usage d'habitation et la Loi sur le contrôle des loyers.
• Vous comprenez et connaissez les directives, les politiques et les lignes directrices gouvernementales relatives à la cession, à la location, à l'imposition et à l'évaluation des biens immobiliers, à la démolition et à l'acquisition de terrains.
• Vous pouvez examiner les accords de propriété, les plans d'arpentage et les dessins des titres de propriété pour recenser les descriptions des propriétés et vous assurer que les propriétés appropriées sont mentionnées dans les documents papier et électroniques.
• Vous possédez une connaissance des politiques, des procédures, des outils et des lignes directrices administratives pertinentes pour effectuer des tâches administratives et de bureau avec précision et rapidité.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: