Avez-vous de l'expérience de travail dans un environnement de routine et à haut débit dans un rôle administratif? Êtes-vous systématique dans votre travail et capable de suivre les protocoles, mais confiant et capable de résoudre les problèmes de votre propre initiative lorsque cela est nécessaire? Si vous valorisez la qualité et aimez travailler au sein d'une équipe soutenant les objectifs généraux d'une grande organisation, nous vous invitons à postuler au poste d'adjoint administratif au
Centre des sciences judiciaires (CSJ) de l'OntarioNous sommes à la recherche de professionnels administratifs expérimentés qui sont autonomes, soucieux du détail et très organisés pour fournir un soutien administratif et de secrétariat aux gestionnaires et au personnel du CSJ. Les adjoints administratifs au CSJ jouent un rôle essentiel pour s'assurer que le laboratoire fonctionne de façon transparente. Ils fournissent des services essentiels de première ligne pour l'organisation, en interagissant avec le personnel, les clients, les intervenants et le personnel auxiliaire à l'intérieur et à l'extérieur du laboratoire. Un comportement positif et d'excellentes compétences en communication sont des conditions préalables pour réussir dans ce rôle.
Au sujet de l'emploi
• Répondre et diriger les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs.
• Maintenir le système de classement du CSJ.
• Recevoir, trier, distribuer et suivre le courrier entrant, y compris les conteneurs d'éléments de preuve, et le courrier sortant.
• Organiser des réunions et prendre des dispositions.
• Fournir une assistance de secours à d'autres membres du personnel administratif.
• Préparer des documents tels que des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations et des feuilles de calcul et les distribuer selon les directives.
• Communiquer des rapports/documents de cas confidentiels et des notifications aux clients à l'aide de systèmes cryptés basés sur le Web pour le transfert sécurisé de documents par courrier électronique.
• Saisie de données de base de données et production de rapports pour la direction.
• Distribuer les sondages et les lettres de rétroaction des clients, tenir des dossiers de rétroaction.
• Gérer les documents administratifs et de qualité afin de respecter les exigences en matière de conservation et d'accréditation des dossiers.
• Aider à la prestation de programmes annuels de systèmes de qualité.
• Fournir un appui en matière de ressources humaines aux gestionnaires, y compris le recrutement.
Ce que vous apportez à l'équipe
** INSTRUCTION D'AFFECTATION POUR TOUS LES CANDIDATS **
Veuillez lire la question suivante et y répondre. Votre réponse doit être inférieure à 250 mots et incluse avec votre demande. Soumettez tout comme un seul document (c.-à-d. avec votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à EMPLOI no 249177). Veuillez noter que si vous ne répondez pas à cette question, votre candidature ne sera PAS prise en compte.
Le rôle d'un adjoint administratif au Centre des sciences judiciaires est extrêmement important et exige une attention particulière aux détails tout en travaillant dans un environnement sensible au temps et à fort volume. Le travail peut souvent être répétitif, et les titulaires sont tenus de respecter les procédures administratives tout en étant en mesure de prendre des mesures indépendantes de temps à autre. Le rôle exige d'excellentes compétences interpersonnelles pour travailler au sein d'une équipe et pour communiquer efficacement avec le personnel, les clients et les intervenants.
À l'aide d'exemples, décrivez comment vos expériences et vos qualités personnelles correspondent à ces exigences.Compétences administratives
• Vous avez une expérience de travail avérée dans un environnement administratif de routine à haut volume.
• Vous pouvez respecter strictement les politiques, procédures et protocoles administratifs.
• Vous avez des compétences organisationnelles avérées pour déterminer les priorités de travail et gérer efficacement votre temps dans un environnement où les pressions administratives changent constamment.
• Vous avez des connaissances en procédures administratives pour acheminer les demandes de renseignements téléphoniques ou la correspondance des clients, coordonner les calendriers, prendre des dispositions de voyage et de réunion, trier, distribuer et suivre le courrier entrant/sortant et créer des documents accessibles.
• Vous pouvez préparer et relire la correspondance et d'autres documents.
Compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Vous pouvez déterminer les priorités et gérer les échéances conflictuelles.
• Vous pouvez déterminer le format le plus efficace pour présenter l'information lors de la préparation des documents.
• Vous pouvez reconnaître les problèmes non conformes ou atypiques et prendre des mesures indépendantes pour les résoudre.
Compétences en communication
• Vous avez des compétences démontrables en communication écrite, orale et interpersonnelle pour interagir efficacement avec les autres membres du personnel, les chefs, les clients et les fournisseurs externes.
• Vous pouvez maintenir la confidentialité au besoin.
• Vous avez des compétences en communication écrite pour composer des documents de correspondance tout en assurant l'exactitude de la grammaire et de l'orthographe.
Connaissances
• Vous pouvez acquérir et conserver des connaissances sur les normes d'assurance de la qualité et d'accréditation spécifiquement pour les laboratoires judiciaires liés à une variété de fonctions administratives.
• Vous avez une compréhension générale des pratiques et des procédures de santé et de sécurité en ce qui concerne le travail dans un environnement de laboratoire.
Compétences en informatique
• Vous avez de l'expérience dans l'utilisation de logiciels, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul et les bases de données (par exemple, Word et Excel) dans la mesure où vous pouvez entrer et récupérer des informations et produire des documents tels que des rapports, des tableaux et des correspondances.
• Vous possédez une connaissance suffisante de l'informatique pour apprendre de nouvelles applications informatiques spécifiques à une tâche.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes à travers la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat
• un régime de rémunération et d'avantages sociaux complet
• un salaire de base qui s'aligne sur les tendances du marché, avec une rémunération basée sur le rendement et une progression salariale programmée
• des modalités de travail sur mesure, y compris des possibilités telles que des horaires flexibles, des congés autofinancés, etc.
• un environnement de travail moderne, convivial et accessible