Êtes-vous un professionnel de l'administration avec des compétences organisationnelles et de communication bien développées? Si c'est le cas, envisagez cette excellente occasion permanente au ministère du Solliciteur général, où vous fournirez une gamme de services d'appui administratif au chef d'établissement adjoint.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle, vous devrez:
• Fournir une vaste gamme de services administratifs généraux au chef d'établissement adjoint ainsi qu'au personnel et aux gestionnaires des programmes.
• Assurer la liaison avec le personnel professionnel pour coordonner le flux d'information.
• Répondre avec tact aux demandes de renseignements sensibles et confidentielles du public, des fonctionnaires ministériels et d'autres organismes/institutions.
• Prendre des rendez-vous, planifier des réunions et organiser les déplacements.
• Rédiger, relire et distribuer une grande variété de documents confidentiels (p. ex. lettres, notes de service, rapports, notes d'information, etc.).
• Préparer et distribuer des ordres du jour confidentiels et prendre des dispositions logistiques pour les réunions de comités.
• Recevoir, distribuer et enregistrer le courrier.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en matière d'administration de bureau:
• Vous connaissez les pratiques et les procédures de bureau visant à faciliter l'organisation, le développement et le déplacement de l'information confidentielle, des systèmes de classement, des systèmes de diffusion et du courrier entrant.
• Vous avez la capacité d'acquérir des connaissances concernant les lois et les règlements (c.-à-d. Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée) ainsi que la structure organisationnelle, les politiques, les orientations stratégiques et les priorités du ministère et de l'établissement afin de répondre aux demandes de manière convenable.
• Vous avez la capacité de comprendre et de suivre des procédures et processus institutionnels confidentiels afin de fournir des services d'appui administratif efficaces.
Discernement et compétences en analyse:
• Vous faites preuve d'un jugement rigoureux vous permettant de déterminer la portée des renseignements à fournir en réponse aux demandes de renseignements, en garantissant la confidentialité.
• Vous avez des compétences analytiques efficaces vous permettant de reconnaître les erreurs en vérifiant l'exactitude et l'exhaustivité des documents et de la correspondance.
Compétences en communication et relations interpersonnelles:
• Vous avez une expérience et des compétences démontrées en communication de bureau vous permettant de fournir des renseignements à d'autres personnes, en personne, par téléphone et en rédigeant des courriels, et de préparer des lettres, des notes de service et des rapports précis, au besoin.
• Vous faites preuve de tact lorsque vous répondez à un vaste éventail de demandes de renseignements de la part du personnel et de personnes-ressources externes.
Compétences organisationnelles:
• Vous avez des compétences organisationnelles avérées vous permettant de coordonner de façon indépendante le flux de travail administratif dans les délais impartis.
• Vous avez des compétences en gestion du temps vous permettant de déterminer la priorité au sein de la charge de travail dans le cadre de l'exécution d'un éventail de tâches dont les échéances sont contradictoires.
• Vous faites preuve de beaucoup de discernement ce qui vous permet de repérer les conflits d'emploi du temps des réunions et des rendez-vous et de prendre des mesures correctives.
Compétences en informatique:
• Vous avez des compétences avérées en informatique, c'est-à-dire en traitement de texte, tableur, base de données, intranet/Internet, logiciels de messagerie et différents accessoires de bureau.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants organismes employeurs de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions;
des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat;
de nombreux réseaux de personnes employées offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés;
des conditions de travail adaptées, comprenant notamment des possibilités d'horaires flexibles et des congés autofinancés.
Notre programme complet de rémunération et d'avantages sociaux comprend :
un régime de retraite à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite);
des prestations collectives en matière de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'invalidité;
un éventail d'options de vacances et de congés;
un programme d'aide au personnel et à sa famille, qui offre des services de conseil confidentiels.