Secrétaire d'école

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Concours no PDSB26-159

Nous cherchons à pourvoir deux (2) postes occasionnels sur appel.
L'École de démonstration Sagonaska, du ministère de l'Éducation, s'engage à offrir un milieu sécuritaire où les élèves, les familles et le personnel trouvent le soutien nécessaire pour apprendre, grandir et s'épanouir. Dans nos écoles de démonstration, nous offrons un programme spécialisé d'hébergement pour les élèves ayant des troubles d'apprentissage sévères dont les besoins éducatifs ne peuvent être satisfaits au sein de leur conseil scolaire local. Nos écoles sont reconnues pour leur approche novatrice et leur utilisation de technologies de pointe.
Souhaitez-vous faire une différence dans la vie d'élèves ayant des troubles d'apprentissage sévères? Possédez-vous une formation en développement de l'enfant ainsi qu'une expérience dans un domaine lié à la garde d'enfants? Dans l'affirmative, cette possibilité de carrière pourrait vous intéresser.

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Au sujet de l'emploi

Quelles seront mes fonctions à ce poste?

À ce titre, vous fournirez des services de secrétariat et d'appui administratif à la direction de l'école et contribuerez à la mise en œuvre des programmes et services éducatifs.

Vous devrez :

• préparer une variété de documents et de correspondance tels que des mémos, des rapports, des documents de recherche et des supports de présentation;
  
• classer, récupérer ou distribuer une variété de correspondance;
  
• rédiger les procès-verbaux et les notes des réunions;
  
• fournir des services de réception, répondre aux appels, accueillir la visite, répondre aux demandes de renseignements généraux et surveiller l'accès au bâtiment;
  
• organiser les déplacements et fixer les lieux des réunions et des événements pour la direction;
  
• gérer les horaires et les calendriers pour la direction de l'école;
  
• maintenir le stock et commander les fournitures nécessaires à l'aide d'une carte d'achat et maintenir/compiler les dossiers d'achat;
  
• préparer et tenir à jour les contrats financiers;
  
• gérer le système de renseignements de la population étudiante, le logiciel Power School;
  
• posséder une connaissance et une expérience des arrivées et départs en sécurité dans les écoles;
  
• détenir des habiletés et une expérience de la tenue des dossiers de la population étudiante de l'Ontario;
  
• assumer diverses autres tâches administratives et de bureau.
  
• Capacité à effectuer des heures sur appel, si nécessaire.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Connaissances et expérience

Vous possédez les compétences suivantes :

• Expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;
  
• Connaissance pratique de School Messenger;
  
• Expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;
  
• Expérience de la gestion de la base de données PowerSchool;
  
• Expérience en matière d'arrivées et de départs en toute sécurité des écoles;
  
• Connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;
  
• Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, y compris les logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuille de calcul et de base de données;
  
• Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents;
  
• Expérience dans la gestion de stock et la commande des fournitures nécessaires, ainsi que dans la préparation des états et rapports financiers et la présentation desdists documents sous d'autres formes si nécessaire.

Compétences techniques

Vous détenez les compétences suivantes :

• Expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard, notamment Google Suite, School Messenger, PowerSchool;
  
• Expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.

Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes

Vous disposez des aptitudes suivantes :

• Compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;
  
• Capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;
  
• Aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;
  
• Connaissance des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité.

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle

Vous disposez des aptitudes suivantes :

• Compétences avérées en matière de communication verbale et de relations interpersonnelles pour communiquer avec la clientèle et lui fournir des renseignements de manière courtoise et professionnelle, au téléphone, par courriel et en personne.
  
• Compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.

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Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.

Notre processus d'embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez communiquer avec nous.

Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:

• les initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion
  
• les engagements en matière d'accessibilité
  
• la politique pour la lutte contre le racisme
  

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• À propos des vérifications de sécurité:
  Un dossier qui fait état d'une infraction criminelle ou d'une autre infraction fédérale ne vous exclut pas automatiquement du poste. Nous prenons en considération chaque situation selon les responsabilités du poste.
  
  Si une vérification s'avère nécessaire et si vous avez habité en dehors du Canada au cours des cinq dernières années pendant six mois ou plus d'affilée ou si vous n'êtes pas une résidente canadienne ou un résident canadien, vous devrez fournir un certificat de police de l'étranger délivré par le pays dans lequel vous avez habité.
  Les enquêtes de sécurité requises pour l'emploi sont seulement examinées et évaluées par le Bureau de la transition et de la sécurité, qui les tient également à jour et les garde strictement confidentielles.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Avis de collecte de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d'évaluer dans quelle mesure vous possédez les qualités requises pour travailler dans la fonction publique de l'Ontario ainsi que pour des besoins de recrutement connexes. La collecte de renseignements personnels est nécessaire pour l'administration adéquate des carrières au sein de la FPO, ce qui est un service courant autorisé en vertu de l'art. 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O., 1990, chap. M25.

Veuillez ne pas inclure plus de renseignements personnels que nécessaire pour votre demande (par exemple, n'ajoutez pas votre photo ou votre numéro d'assurance sociale).

Si vous avez des questions sur la façon dont vos renseignements sont recueillis, utilisés, partagés ou sauvegardés, contactez-nous.