Le Tribunal d'appel de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (TASPAAT) est un tribunal judiciaire hautement spécialisé qui entend les appels interjetés contre les décisions définitives de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).
Le service chargé des services de soutien du Tribunal est actuellement à la recherche d'une personne motivée pour occuper le poste de préposé au soutien opérationnel. L'intéressé sera chargé de la gestion des documents, des services d'impression et de reproduction, de la réception et de l'expédition, de la distribution et du contrôle des stocks pour le TASPAAT et les organismes qui lui sont rattachés, conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques exemplaires établies.
Au sujet de l'emploi
Sous la supervision du gestionnaire des services de soutien, les tâches sont les suivantes :
Salle du courrier
• Examiner, recevoir et enregistrer tout le courrier et les envois par messagerie entrants, puis les remettre au responsable concerné au sein de l'Agence
• Enregistrer, numériser ou traiter tous les documents de correspondance entrants, qu'ils soient liés à des dossiers ou de nature générale, pour le compte du TASPAAT et des services partagés
• Téléverser les documents liés aux dossiers et saisir les métadonnées afin de les organiser et de les indexer dans le système de gestion des dossiers, en garantissant l'intégrité des données, la protection de la vie privée et le stockage sécurisé dans le système de gestion des dossiers dans les 24 heures suivant leur réception
• Traiter et expédier tout le courrier et les colis sortants
• Traiter le courrier et les colis de messagerie retournés conformément à la politique ministérielle
• Récupérer les enregistreurs d'audience, télécharger les enregistrements dans le système de gestion des dossiers et tenir à jour les registres de suivi des enregistrements d'audience, y compris leur capture et leur téléchargement
• Coordonner la logistique des audiences, y compris l'aménagement des salles, les demandes d'adaptation, l'approvisionnement en matériel et le soutien technique
• Préparer les enregistrements d'audience et les pièces à conviction électroniques sur demande
• Surveiller les stocks et demander les fournitures nécessaires (p. ex. eau, EPI, etc.) pour les audiences
• Générer et rapprocher les manifestes de messagerie et les rapports de facturation, puis coordonner l'exécution des bons de commande, la réception et les activités de livraison entre plusieurs unités
• Vérifier les articles reçus par rapport aux bons de commande et résoudre les écarts avec le personnel interne, les unités opérationnelles ou les fournisseurs
• Recevoir, vérifier et traiter les livraisons destinées au TASPAAT et aux organismes désignés.
Imprimerie
• Trier et hiérarchiser toutes les tâches d'impression reçues; utiliser le matériel de perforation et de reliure pour relier tous les travaux de reproduction sur papier de plus de 100 pages.
• Dépanner et entretenir l'équipement et les machines, tout en signalant les problèmes techniques et en coordonnant les appels de service.
• Assurer le contrôle de la qualité de toutes les tâches d'impression en vérifiant le contenu des envois, en repérant les erreurs administratives et en garantissant la conformité aux procédures du TASPAAT.
• Fournir les relevés de compte, les décomptes de numérisation et les rapports d'affranchissement pour la facturation des services partagés, au besoin. Nettoyer et entretenir les imprimantes, notamment en réapprovisionnant les cartouches de toner, en ajoutant ou en changeant le papier, et en effectuant des réparations mineures ou en demandant l'intervention d'un technicien sur l'équipement au besoin; assurer le suivi et faire remonter les problèmes et les questions non résolues au gestionnaire si nécessaire.
• Préparer et distribuer les documents confidentiels conformément aux procédures de protection des renseignements personnels.
• Imprimer, assembler et envoyer les documents relatifs à l'hébergement, et mettre à jour avec précision le système de suivi des dossiers.
• Suivre et produire des rapports sur l'utilisation et d'autres indicateurs à des fins de facturation et d'analyse opérationnelle.
Généralités
• Évaluer l'exhaustivité des documents, résoudre les incohérences et déterminer la procédure d'acheminement et de traitement appropriée
• Faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement lors de l'examen de documents confidentiels et de l'organisation des dossiers, y compris le fractionnement ou la fusion de fichiers à l'aide des outils Adobe
• Fournir des conseils et un soutien aux nouveaux employés au sein de l'unité opérationnelle
• Surveiller, hiérarchiser et mener à bien les listes de tâches individuelles et collectives dans le système de gestion des dossiers, en collaborant avec les collègues pour s'assurer que les files d'attente d'impression globales sont surveillées et hiérarchisées de manière à respecter, voire dépasser, les normes de service
• Participer à des projets de gestion des dossiers selon les besoins
• Assister les préposés principaux aux dossiers dans le cadre de projets de gestion et de numérisation des dossiers et contribuer aux initiatives d'amélioration continue
• Communiquer avec le personnel interne et les fournisseurs externes afin de clarifier les procédures et de résoudre les problèmes opérationnels
• Faire preuve d'initiative pour évaluer l'exhaustivité et la conformité des renseignements reçus par rapport aux politiques établies et déterminer la marche à suivre appropriée pour obtenir les renseignements manquants et/ou fournir des précisions sur les politiques administratives aux demandeurs, au besoin
• Assurer une présence quotidienne sur place pour soutenir les activités du TASPAAT et de l'organisme assigné, au besoin.
Ce que vous apportez à l'équipe
Quelles sont les compétences requises pour ce poste? Connaissances et expérience :
• Bonne compréhension des principes de gestion des documents et des systèmes de gestion des dossiers
• Maîtrise de Microsoft Office, d'Adobe Professional, de SharePoint, des logiciels d'enregistrement et de montage numériques, ainsi que des logiciels de numérisation
• Connaissance générale de la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail et de la législation sur la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le TASPAAT
• Connaissance des procédures de bureau de base, des environnements réseau, de l'impression de production à haut volume ainsi que des perforatrices et des relieuses Cerlox, des systèmes d'imagerie et des logiciels de numérisation, ainsi que des logiciels d'enregistrement et de montage numériques
• Connaissances de base des processus administratifs, y compris la mise à jour des systèmes de suivi des dossiers, la réalisation de recherches et la tenue des dossiers
• Connaissance des principes de gestion des documents et de l'information (GDI) et des pratiques exemplaires en matière de manutention, de stockage et de destruction des documents
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Excellentes compétences en service à la clientèle afin de répondre aux besoins du personnel interne et des parties externes
• Capacité à :
o établir des priorités pour respecter des délais serrés et des objectifs de production
o faire preuve de souplesse et travailler dans un environnement où les priorités évoluent constamment
o travailler avec un minimum de supervision
• Grand souci du détail, sens de l'organisation et aptitude à résoudre les problèmes
• Excellentes aptitudes au travail d'équipe et à la communication
• Discrétion et bonne capacité de jugement lors de la manipulation de documents confidentiels et de la gestion des questions de sécurité dans le service du courrier et les opérations logistiques
• Bonnes compétences en dactylographie et connaissance des logiciels d'affaires.
Autres :
• apacité à soulever, transporter et pousser des charges allant jusqu'à 30 lb pendant de courtes périodes.
Comment postuler :
Pour les candidats INTERNES, veuillez suivre les instructions suivantes :
1. Veuillez vous connecter à votre compte ADP et sélectionner l'option « Moi » > « Talent » > « Centre de carrière » pour soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation.
2. Adaptez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae aux qualifications énumérées dans l'annonce d'emploi. À l'aide d'exemples concrets, veuillez démontrer en quoi vous répondez aux exigences de ce poste.
3. Si vous avez besoin d'aménagements pour un handicap à n'importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous en informer, en toute confidentialité, à l'adresse Recruitment@wsiat.ca. Le personnel chargé du recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.
Pour les candidats EXTERNES, veuillez suivre les instructions suivantes :
1. Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation via notre Centre de carrière du TASPAAT en ligne.
2. Adaptez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae aux qualifications énumérées dans l'annonce d'emploi. À l'aide d'exemples concrets, veuillez démontrer en quoi vous répondez aux exigences de ce poste.
3. Si vous avez besoin d'aménagements en raison d'un handicap à n'importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous en informer, en toute confidentialité, à l'adresse Recruitment@wsiat.ca. Le personnel chargé du recrutement communiquera avec vous d'ici 48 heures.
4. Vérification des antécédents : Comme condition préalable à l'embauche, le TASPAAT exige que le candidat externe retenu pour ce poste, avant son entrée en fonction, se soumette à une vérification de son casier judiciaire et à une recherche sur les médias sociaux. D'autres types de vérifications des antécédents peuvent également être exigés, notamment la vérification des études et la validation des titres de compétences professionnels.
Rappel : La date limite pour postuler est le 5 novembre 2026 à 23 h 59 (heure de l'Est). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas acceptées. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à cette offre. Seules les personnes retenues pour une évaluation plus approfondie ou une entrevue seront contactées.
Vos renseignements personnels sont recueillis et seront utilisés pour déterminer si vous répondez aux critères d'admissibilité à un emploi au Tribunal d'appel de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail. Le Centre de carrière du TASPAAT est un service commun autorisé conformément à l'article 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25, et cette collecte de renseignements personnels est nécessaire à la bonne administration du programme Carrières dans la fonction publique de l'Ontario.
Veuillez ne pas fournir plus de renseignements personnels que ce qui vous est demandé. Par exemple, n'incluez pas votre numéro d'assurance sociale, votre photo ou vos renseignements bancaires, etc. dans votre candidature. Nous vous recommandons fortement de ne pas nous fournir de renseignements autres que ceux demandés dans l'offre d'emploi. Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.
Le Tribunal d'appel de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail est un employeur inclusif.
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario sont affichées en anglais et en français. Pour connaître les exigences linguistiques, vérifiez les renseignements sur la « langue du poste » figurant dans le haut de chaque offre d'emploi. Pour tous les postes, l'évaluation des candidates et candidats se fera en anglais, la langue usuelle de la fonction publique de l'Ontario. En ce qui concerne les postes désignés bilingues, la maîtrise du français des candidates et candidats sera également évaluée.