Préposé(e) au soutien interne

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Vous êtes très méthodique et tirez fierté de votre engagement à l'égard de l'excellence en matière de services administratifs? Si c'est le cas, voici un poste qui pourrait vous intéresser au ministère de la Santé et des Soins de longue durée, Division des services directs, Direction des services de santé d'urgence, où vous fournirez une gamme de services de soutien ministériel, en anglais et en français.

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Au sujet de l'emploi

Vous devrez :
• donner suite aux demandes de renseignements présentées par téléphone, par la poste, par courriel et en personne;
• fournir des renseignements généraux et transférer les demandes de renseignements au personnel compétent;
• utiliser des progiciels pour préparer la correspondance, des notes de service, des rapports, des graphiques, des chiffriers et des présentations;
• assumer diverses tâches de soutien administratif ministériel liées aux activités quotidiennes du bureau et aux dossiers, aux biens, aux cartes d'accès de sécurité et à la coordination du parc automobile;
• établir et mettre à jour des systèmes de classement, de bases de données, de suivi et de rappel;
• recevoir, ouvrir, trier et distribuer le courrier d'arrivée;
• assumer des responsabilités partagées à la réception.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et de l'anglais de niveau avancé.
• travail exige tapant à 50 mots par minute

Aptitudes administratives :

• connaissance des pratiques administratives afin de fournir du soutien à la Direction;
• connaissance des pratiques et processus relatifs à la divulgation de renseignements, à la gestion du courrier et des dossiers et à la gestion des données électroniques et sur papier;
• capacité avérée d'utiliser le matériel de bureau p. ex., copieur, système téléphonique, scanneur et télécopieur.

Maîtrise de l'informatique :

• excellente maîtrise des applications des logiciels de traitement de texte, de calcul, de gestion de bases de données, de présentation et de courriel afin de produire divers documents.

Aptitudes pour la résolution de problèmes et l'analyse :

• aptitudes pour la résolution de problèmes afin de déterminer les questions urgentes exigeant une attention immédiate;
• aptitudes pour l'analyse afin de déterminer la manière la plus efficace d'établir et de tenir les systèmes de suivi, de tenue de dossiers et de classement manuels et électroniques et de veiller à l'exactitude des données.

Aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication orale et écrite :

• aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication orale afin de fournir des renseignements généraux et de donner suite aux demandes de renseignements;
• aptitudes pour la communication écrite afin de rédiger divers documents;
•.capacité de faire preuve de discernement et discrétion pour traiter les questions soulevées et de déterminer la meilleure marche à suivre.

Aptitudes pour l'organisation :

• aptitudes marquées pour l'organisation afin d'établir la priorité des tâches et de traiter des demandes concurrentielles en respectant des échéances serrées.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.