Adjoint(e) d'administration (poste désigné)

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Faites appel à vos aptitudes marquées pour l'administration de bureau, l'organisation et la communication à la Fiducie du patrimoine ontarien, où vous fournirez un large éventail de services administratifs en anglais et en français.

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Au sujet de l'emploi

À ce titre, vous devrez :

• examiner, suivre et prioriser les documents et le courrier d'arrivée; coordonner le déroulement des activités ainsi que les demandes reçues par le bureau du directeur;
• coordonner le calendrier et l'horaire des réunions du directeur en tenant compte des priorité concurrentielles et conflictuelles;
• prendre des dispositions pour les réservations, coordonner la logistique des conférences et des réunions et préparer la distribution des ordres du jour et de la documentation;
• surveiller le budget et les dépenses, traiter les notes de frais et les factures;
• faire de la recherche, rassembler des renseignements et des données et préparer divers documents et rapports;
• mettre au point et entretenir les bases de données et les systèmes de classement manuels et électroniques;
• participer à la préparation des plans stratégiques et opérationnels annuels et pluriannuels.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire

• maîtrise du français oral et écrit et de l'anglais de niveau avancé.

Aptitudes pour l'organisation et la gestion de projets

• bon sens de l'organisation et capacité de répondre efficacement aux priorités en évolution et aux demandes urgentes
• capacité d'assurer que les tâches sont effectuées en respectant des échéances serrées
• capacité de suivre l'état d'avancement des activités des projets

Aptitudes pour l'informatique

• expérience des applications de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, d'Internet et d'Intranet, des bases de données et des systèmes de suivi électroniques
• capacité de formater et de produire divers documents et de tenir des systèmes, des bases de données et des dossiers informatisés

Aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles

• capacité de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit en anglais et en français
• connaissance du bon usage de la grammaire, de l'orthographe et des structures des phrases anglaises afin de préparer et de corriger divers documents
• capacité de travailler efficacement en équipe et d'interagir avec le personnel et les cadres de tous les niveaux

Connaissances et expérience en administration

• connaissance des pratiques et processus administratifs et expérience de l'offre d'un vaste éventail de services administratifs
• connaissance des principes et pratiques de planification afin de participer à la préparation des plans stratégiques et opérationnels annuels et pluriannuels
• capacité d'interpréter et d'appliquer des politiques et des processus afin de répondre efficacement aux demandes de renseignements

Aptitudes pour la résolution de problèmes, l'analyse et l'arithmétique

• capacité de reconnaître la nature urgente des questions, demandes de renseignements et activités afin de repérer les urgences et les priorités pour le directeur
• capacité de repérer et de résoudre les problèmes administratifs
• aptitudes de base pour les mathématiques afin de vérifier les relevés d'achats, les factures et les notes de frais et de surveiller les budgets et les dépenses

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• T-HT-67749/14
  
  Les niveaux de compétence linguistique utilisés par le gouvernement de l'Ontario sont fondés sur ceux qu'a établis l'American Council on the Teaching of Foreign Languages (ACTFL). Pour en savoir plus, veuillez nous appeler au 1 855 430-7909.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.