Administrative Assistant

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La Division des services aux victimes et aux personnes vulnérables est à la recherche d'une personne motivée pour être le premier point de contact du Programme d'aide aux victimes et aux témoins (PAVT), en vue de donner aux clients de l'information au sujet du Programme et des services offerts, de les aider et de leur offrir un éventail complet de services administratifs dans un milieu où le rythme de travail est rapide.

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Au sujet de l'emploi

Vous serez appelé à :
• répondre aux demandes de renseignements et les consigner, renvoyer les questions au personnel approprié;
• recevoir et examiner les nouveaux dossiers et documents pour déterminer les priorités;
• établir et maintenir les systèmes de classement du bureau;
• saisir, extraire et traiter des données afin de préparer des statistiques et de rédiger la correspondance courante;
• assurer l'entretien de l'aire d'accueil, de la salle d'attente et du matériel de bureau;
• organiser des réunions et coordonner des rendez-vous;
• aider à la formation et à l'orientation.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

Ce qui est obligatoire :
•Maîtrise de l'anglais et du français oral et écrit, au niveau avancé
• Dactylographie selon les normes du ministère (50 mots/min.)

Connaissances et compétences :

• compétences manifestes à la communication et aux relations interpersonnelles;
• compétences avérées au service à la clientèle, capacité de faire preuve de jugement, de tact, de compassion et de diplomatie;
• compétences manifestes à l'organisation;
• expérience et connaissance des processus et des procédures d'administration de bureau, comme le rapprochement financier et les dépenses de bureau;
• capacité d'apprendre et d'appliquer des connaissances concernant le système de justice pénale, les questions relatives aux victimes (par ex., enfant victime de mauvais traitements, agression sexuelle, violence familiale, homicide, etc.), la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, ainsi que des services et des objectifs du PAVT;
• aptitudes à l'analyse et à la résolution de problème;
• maîtrise des logiciels MS Office, des systèmes de gestion de bases de données et des applications Internet (sur le Web);
• connaissance des formules arithmétiques de base;
• capacité à interpréter et appliquer des politiques, des procédures et des lois.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.
  
  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)
  
  Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
• T-AG-93460/16

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.