Adjoint(e) d'administration

Si vous êtes bilingue et que vous recherchez un poste qui vous permettra de mettre en pleine valeur vos excellentes aptitudes pour l'administration de bureau, nous vous invitons à envisager cette possibilité au sein de la Section des opérations du Nord-Est du ministère des Transports.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À ce titre, vous devrez :

• donner suite aux demandes de renseignements courants et traiter le courrier d'arrivée et de sortie;
• tenir les systèmes de classement et les calendriers des rendez-vous;
• organiser la logistique pour les déplacements et l'hébergement;
• assumer des tâches de bureau afin de fournir du soutien administratif efficace à la section.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et de l'anglais de niveau avancé.

Aptitudes essentielles :

• aptitudes pour la communication afin de répondre aux demandes de renseignements généraux avec tact et diplomatie et de dactylographier, de composer et de corriger avec exactitude des lettres, des rapports et des documents de présentation;
• aptitudes pour l'organisation et le raisonnement afin de déterminer les priorités parmi les tâches assujetties à des échéances concurrentielles et de coordonner ses propres tâches en veillant au respect des échéances;
• aptitudes pour l'analyse et souci du détail afin de repérer et de résoudre les écarts dans les factures, les relevés de cartes d'achat et les notes de frais ainsi que d'évaluer la confidentialité de l'information lorsqu'il faut répondre aux demandes de renseignements;
• aptitudes pour l'arithmétique et les finances afin de calculer les données d'assiduité du personnel et de rapprocher les dépenses concernant les notes de frais, les achats, les relevés de cartes d'achat, les bons de commande, les factures et les contrats d'achat de biens immobiliers.

Connaissances techniques :

• connaissance des pratiques d'administration de bureau, entre autres le traitement du courrier, les systèmes de classement ainsi que la tenue des calendriers des rendez-vous et la gestion des fournitures de bureau;
• maîtrise de l'informatique et des logiciels de traitement de texte, de calcul, de bases de données, de présentation et de courriel.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 11 septembre 2017 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.