RÉCEPTIONNISTE ET ADJOINTE OU ADJOINT DE BUREAU

Vous excelleriez dans un environnement de premier plan au rythme rapide?

Vous possédez de l'expérience en gestion administrative et vous voulez passer à la prochaine étape de votre carrière?

Si tel est le cas, nous vous invitons à envisager ce poste stimulant au Bureau du sous-ministre (BSM).

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Dans ce poste bilingue, vous devrez :
• offrir des services de réception de première ligne aux visiteurs;
• répondre aux demandes de renseignements générales reçues par téléphone et par courriel;
• tenir à jour le calendrier des rendez-vous prévus dans la salle de réunion du sous-ministre;
• veiller à ce que le sous-ministre connaisse son horaire quotidien et possède les documents d'information générale pertinents en vue des réunions;
• tenir à jour un système de gestion des documents et de rappel pour traiter les dossiers complexes et confidentiels du sous-ministre;
• assurer le suivi et la coordination de la correspondance et des documents d'information au nom du sous-ministre;
• servir d'intermédiaire auprès des bureaux des cadres supérieurs et des autres secteurs du ministère;
• participer aux diverses activités et opérations financières (comme au traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement et à la commande de fournitures de bureau).

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• Maîtrise de l'anglais, et maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Compétences administratives

• Expérience de l'offre de divers services de soutien administratif (classement, gestion du courrier, planification des rendez-vous, collecte des documents de réunion, etc.).
• Expérience de l'établissement et de la tenue à jour de systèmes de rappel et de gestion des documents.
• Expérience de la consignation et du suivi de la correspondance.

Compétences en services à la clientèle

• Expérience de l'offre de services à la clientèle de qualité supérieure.
• Compétences en communication orale et en relations interpersonnelles pour répondre avec tact aux clients insatisfaits ou en colère.
• Compétences en communication écrite et en informatique pour composer avec tact des réponses exactes aux demandes de renseignements.

Autres compétences importantes

• Grande capacité de faire preuve de discernement et de discrétion pour gérer des renseignements confidentiels de nature délicate.
• Compétences en organisation et en planification pour gérer des demandes concurrentes dans un environnement de premier plan.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 23 mars 2018 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.