ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF - POSTE DÉSIGNÉ BILINGUE (ANGLAIS ET FRANÇAIS)

Le Secrétariat des conseils de santé recherche une personne possédant une expérience professionnelle dans le domaine administratif, de solides compétences en organisation et une excellente compréhension des procédures et systèmes de gestion financière afin d'offrir aux organismes de décision du secteur de la santé divers services de soutien administratif.

À ce poste, vous aurez l'occasion d'élargir vos compétences et d'enrichir votre expérience à titre de professionnel du secteur administratif et de la finance en travaillant avec de nombreux intervenants dans un environnement où des renseignements doivent être traités de façon urgente et sont hautement confidentiels.

À propos du Secrétariat des conseils de santé

Le Secrétariat des conseils de santé offre des services généraux et administratifs ainsi que des services financiers et de gestion de cas à plusieurs organismes de décision et tribunaux décisionnels du secteur de la santé, de même que des services d'analyse des politiques et de soutien connexe prévus dans le cadre de différentes lois. Il remplit aussi des fonctions de traitement des paiements pour d'autres services ministériels.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

En tant que personne ayant un solide esprit d'équipe, vous devrez :

• offrir un soutien administratif à la direction du Secrétariat des conseils de santé ainsi qu'aux membres des cinq tribunaux et organismes décisionnels soutenus par le Secrétariat;
• examiner et traiter des demandes de remboursement d'indemnités quotidiennes et de frais de déplacement pour les personnes nommées par décret;
• tenir à jour un système de rappel dans un environnement animé où la charge de travail est élevée;
• aider les intervenants à terminer des tâches et à résoudre des problèmes;
• ouvrir, organiser et consigner la correspondance entrante et sortante;
• répondre, au téléphone ou en personne, à des demandes de renseignements concernant les tribunaux décisionnels du secteur de la santé;
• coordonner et organiser les réunions, y compris préparer les salles de réunion;
• préparer et distribuer des documents papier et électroniques pour les audiences et les examens des conseils;
• préparer divers documents à l'aide de logiciels, comme des feuilles de calcul, de la correspondance et des présentations;
• aider à la gestion et au traitement de renseignements et de documents financiers.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

Maîtrise du français oral de niveau avancé.

Connaissances et compétences en administratives

• Connaissance des procédures et des pratiques administratives.
• Expérience de la planification de nombreux rendez-vous concurrents.
• Capacité de déterminer la nature et la priorité des demandes et de prendre les mesures appropriées pour y répondre.
• Compétences en organisation pour établir l'ordre de priorité des tâches dans un environnement de travail en évolution.
• Connaissance des procédures, des fonctions, des formulaires et des demandes des conseils, ou capacité à acquérir cette connaissance.

Compétences en comptabilité et en finances

• Connaissance des principes et des méthodes de comptabilité.
• Compréhension des systèmes de planification et de gestion financière du gouvernement.
• Capacité de préparer et de coordonner des prévisions budgétaires et des rapports connexes ainsi que de cibler les pressions financières dans le cadre d'un suivi budgétaire.
• Capacité d'examiner et d'analyser des demandes de remboursement de frais pour en assurer la conformité avec les politiques, déceler les erreurs et résoudre les problèmes s'y rattachant.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Capacité de répondre à diverses demandes de renseignements relatives au service à la clientèle de divers intervenants internes et externes, ainsi que d'assurer la liaison avec ceux-ci.
• Capacité de répondre avec tact et diplomatie à des demandes de renseignements générales concernant la compétence complexe de plusieurs organismes de décision du secteur de la santé.
• Capacité de préparer de la correspondance ordinaire et d'en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité.

Compétences en informatique

•Capacité de préparer des documents, des rapports et de la correspondance à l'aide de logiciels de traitement de texte, de bases de données (comme Adobe Pro PDF), de gestion de cas et de présentation.
• Capacité d'utiliser des systèmes administratifs spécialisés comme le WIN et IFIS.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 29 octobre 2020 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.