Legal Secretary/Administrative Assistant - Designated

La Cour d'appel de l'Ontario, le plus haut tribunal de la province de l'Ontario, est à la recherche d'une personne organisée et faisant preuve d'un grand professionnalisme pour offrir divers services de secrétariat juridique au sein de l'Unité des services judiciaires auxiliaires.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• prendre des dictées, transcrire, dactylographier, formater et corriger des documents hautement confidentiels et délicats;
• composer des lettres courantes;
• recevoir les demandes de renseignements et y donner suite;
• vous entretenir directement avec les magistrats de la Cour, les chefs, les avocats qui font de la recherche judicaire et le public;
• planifier et gérer les calendriers de la cour, prendre des dispositions pour les réunions et rendez-vous;
• examiner le courrier, en établir la priorité et le transmettre de manière appropriée;
• prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement;
• tenir des systèmes de classement confidentiel.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• saisie clavier de 50 mots/min;
• aptitudes pour la transcription d'enregistrements magnétophoniques avec une exactitude de 70 %.
• maîtrise du français et de l'anglais de niveau avancé, à l'oral et à l'écrit.

Expérience et connaissances techniques :

• expérience démontrée du soutien en secrétariat juridique et en administration;
• capacité de faire la lecture d'épreuves de documents juridiques et de mettre à jour les dossiers et les calendriers de la cour;
• capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les politiques et procédures régissant la Cour d'appel de l'Ontario;
• connaissance des processus financiers;
• capacité de veiller à ce que les processus d'achat soient suivis et à ce que les factures et relevés soient préparés pour le paiement.

Compétences en informatique :

• maîtrise de l'informatique et capacité démontrée d'utiliser les logiciels de traitement de texte, de calcul, de courriel ainsi que les applications comme celles de MS Word et d'Excel;
• connaissance des bases de données (p. ex., système du greffe afin de saisir, de suivre et de mettre à jour des données.

Discernement et sens de l'organisation :

• capacité de coordonner des comités, conférences et ateliers;
• tact et discrétion pour gérer des documents très délicats et en assurer un niveau élevé de confidentialité;
• capacité de planifier et de gérer les calendriers et horaires dans un milieu où la pression est élevée et où les échéances sont strictes;
• capacité de tenir des systèmes de classement confidentiel.

Aptitudes pour la communication orale et écrite :

• capacité de composer des lettres à partir de dictées verbales et d'instructions écrites pour les faire signer par les juges (p. ex., lettres aux conseillers);
• capacité de recevoir les demandes de renseignements téléphoniques et d'y donner suite;
• capacité de s'entretenir directement avec les juristes hors classe, la magistrature, les chefs, les avocats et les autres participants du système judiciaire.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 29 novembre 2021 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.