Secrétaire juridique/Assistant administratif - Désigné

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La Cour d'appel de l'Ontario, le plus haut tribunal de la province de l'Ontario, est à la recherche d'une personne organisée et faisant preuve d'un grand professionnalisme pour offrir divers services de secrétariat juridique au sein de l'Unité des services judiciaires auxiliaires.

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Au sujet de l'emploi

Vous devrez :
• prendre des dictées, transcrire, dactylographier, formater et corriger des documents hautement confidentiels et délicats;
• composer des lettres courantes;
• recevoir les demandes de renseignements et y donner suite;
• vous entretenir directement avec les magistrats de la Cour, les chefs, les avocats qui font de la recherche judicaire et le public;
• planifier et gérer les calendriers de la cour, prendre des dispositions pour les réunions et rendez-vous;
• examiner le courrier, en établir la priorité et le transmettre de manière appropriée;
• prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement;
• tenir des systèmes de classement confidentiel.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

• saisie clavier de 50 mots/min;
• aptitudes pour la transcription d'enregistrements magnétophoniques avec une exactitude de 70 %.
• maîtrise du français et de l'anglais de niveau avancé, à l'oral et à l'écrit.

Expérience et connaissances techniques :

• expérience démontrée du soutien en secrétariat juridique et en administration;
• capacité de faire la lecture d'épreuves de documents juridiques et de mettre à jour les dossiers et les calendriers de la cour;
• capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les politiques et procédures régissant la Cour d'appel de l'Ontario;
• connaissance des processus financiers;
• capacité de veiller à ce que les processus d'achat soient suivis et à ce que les factures et relevés soient préparés pour le paiement.

Compétences en informatique :

• maîtrise de l'informatique et capacité démontrée d'utiliser les logiciels de traitement de texte, de calcul, de courriel ainsi que les applications comme celles de MS Word et d'Excel;
• connaissance des bases de données (p. ex., système du greffe afin de saisir, de suivre et de mettre à jour des données.

Discernement et sens de l'organisation :

• capacité de coordonner des comités, conférences et ateliers;
• tact et discrétion pour gérer des documents très délicats et en assurer un niveau élevé de confidentialité;
• capacité de planifier et de gérer les calendriers et horaires dans un milieu où la pression est élevée et où les échéances sont strictes;
• capacité de tenir des systèmes de classement confidentiel.

Aptitudes pour la communication orale et écrite :

• capacité de composer des lettres à partir de dictées verbales et d'instructions écrites pour les faire signer par les juges (p. ex., lettres aux conseillers);
• capacité de recevoir les demandes de renseignements téléphoniques et d'y donner suite;
• capacité de s'entretenir directement avec les juristes hors classe, la magistrature, les chefs, les avocats et les autres participants du système judiciaire.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
  
  Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la Sécurité et de la Transition (TSO), à la Direction de l'Acquisition de Talents (TAB), à la Division de la Prestation des Services de Ressources Humaines (RHDC) pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.
  
  Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
• T-AG-171223/21

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.