Représentant de la Cour et du Client - Désigné

Voici une occasion stimulante de travailler au ministère du Procureur général à la Cour supérieure de justice ou à la Cour de justice de l'Ontario en tant que préposée ou préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux. À ce titre, vous offrirez des directives, de l'information et du soutien techniques pour la prestation de services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces à la population et aux intervenantes et intervenants du secteur de la justice.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Offrir des services professionnels et respectueux à la clientèle en tout temps et dans tous les aspects de ce poste.

Vous devrez remplir des fonctions de soutien aux tribunaux (avant, pendant et après les audiences), c'est-à-dire :
• veiller à ce que tout le travail judiciaire soit réalisé pour les audiences en personne ou virtuelles (préparation, présentation et dépôt des pièces à conviction, distribution ou offre de registres de la cour en version papier ou électronique, de dossiers et de documents à la juge ou au juge qui préside, etc.);
• préparer, présenter et vérifier tous les documents de procédure, y compris les documents postérieurs aux audiences et ayant trait aux peines, ainsi que veiller à leur exactitude et à leur exécution conformément à l'ordonnance judiciaire, aux exigences prescrites par la loi et aux règles de procédure;
• vérifier l'équipement de sonorisation et d'enregistrement de la cour avant et pendant les audiences ainsi qu'après chaque ajournement;
• veiller à ce que le matériel technologique pour les audiences virtuelles ou en salle, y compris l'équipement de comparution à distance, d'enregistrement audio et vidéo de la cour et de présentation électronique des preuves, soit en état de fonctionner en tout temps, ainsi que configurer et vérifier tout l'équipement avant et pendant les audiences ainsi qu'après chaque ajournement;
• maintenir l'ordre et le décorum lors des audiences en personne et des audiences virtuelles (faire prêter serment et faire des mises en garde, transmettre les ordonnances judiciaires, donner de l'information sur l'étiquette de la cour pour les audiences virtuelles, etc.);
• assurer la liaison avec le personnel des tribunaux, les intervenants et intervenantes et la magistrature pour veiller au traitement adéquat des affaires;
• veiller à ce que toutes les instances judiciaires soient enregistrées et annotées conformément aux exigences prévues par la loi, aux directives ministérielles et aux normes;
• veiller à ce que les enregistrements d'audience et les enregistrements de la cour soient protégés et conservés en lieu sûr;
• coordonner et gérer le tableau des jurés et jurées et toutes les tâches relatives au jury (y compris s'occuper des jurés en isolement jusqu'au lendemain).

Vous devrez offrir du soutien à la clientèle au comptoir public, en ligne, virtuellement et au greffe, c'est-à-dire :
• saisir les données judiciaires avec exactitude dans les systèmes manuels ou informatisés lors de l'enregistrement, la mise à jour et la mise au rôle afin de s'assurer que les renseignements les plus récents sont disponibles;
• déterminer la nature et la portée des besoins de la clientèle relativement aux exigences de la cour;
• offrir des conseils et des directives à la clientèle dans le respect des lois, des règles, des procédures et des politiques;
• veiller à l'exactitude et à la réalisation de tous les dépôts ainsi qu'au respect des échéances;
• préparer et signer les documents de procédure (c'est-à-dire les mandats de dépôt, les ordonnances restrictives, les affidavits, les jugements par défaut) en vertu des compétences légales et des fonctions déléguées aux agentes et des agents de liaison avec les tribunaux (commis aux services aux tribunaux, greffières et greffiers);
• consigner les données statistiques et préparer les rapports produits par les systèmes;
• recevoir et traiter les paiements des amendes et des frais, les restitutions, de même que d'autres recettes, ainsi que rapprocher et balancer tous les comptes, comme les comptes en fiducie et de revenus de fin de mois;
• émettre les factures et rédiger de la correspondance;
• fournir de l'aide pour la gestion des pièces et gérer les dossiers en cours et archivés.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• Maîtrise de l'anglais, du français oral de niveau avancé et du français écrit de niveau avancé moins. Votre niveau de maîtrise sera évalué
• Capacité de taper 30 mots par minute et d'utiliser un traitement de texte entièrement programmable
• Capacité de travailler les fins de semaine et les jours fériés, au besoin
• Capacité de se rendre à d'autres tribunaux de Toronto ou de la région du Grand Toronto.
• Enquête de sécurité conformément à la politique relative aux enquêtes de sécurité requises pour l'emploi de la fonction publique de l'Ontario, y compris une vérification du casier judiciaire (vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires)

Compétences en communication et en service à la clientèle

• Connaissance manifeste des principes des services à la clientèle, des normes de qualité des services et des normes de service de la Division des services aux tribunaux pour fournir en tout temps et de façon optimale des services professionnels et adaptés à une clientèle diversifiée, dont les besoins en soutien et en information varient grandement, en plus de gérer et résoudre les problèmes, traiter les demandes de renseignements et y répondre.
• Compétences manifestes en collaboration, en consolidation d'équipe et en mentorat pour faire preuve de leadership et fournir des conseils techniques, des directives et de l'accompagnement à des collègues et à d'autres membres du personnel.
• Capacité manifeste de faire preuve de professionnalisme et de respect en tout temps, notamment dans les communications orales et écrites, pour établir un milieu de travail impartial, exempt de tout harcèlement et de toute discrimination.
• Compétences manifestes en communication orale et écrite pour rédiger de la correspondance courante à l'intention de la clientèle et assurer la liaison avec la clientèle et les intervenantes et intervenants internes et externes afin d'expliquer et de clarifier des sujets complexes relatifs par exemple aux Règles de procédure civile, aux lignes directrices, aux procédures ou aux lois pertinentes.
• Capacité manifeste de prendre la parole devant de petits et de grands groupes durant les instances judiciaires en personne ou virtuelles.
• Capacité manifeste de faire preuve d'une grande minutie et d'avoir le souci du détail pour préparer et réviser divers formulaires et ordonnances.

Compétences techniques

• Capacité d'utiliser et de dépanner des appareils d'enregistrement numériques spécialisés pour assurer l'enregistrement précis et l'annotation des instances judiciaires (par exemple de régler le niveau d'enregistrement des microphones ou de résoudre des problèmes de son de l'équipement de sonorisation et d'enregistrement des audiences). Capacité d'utiliser et de dépanner des technologies spécialisées de vidéoconférence et d'audiences virtuelles et à distance (comme Zoom et Microsoft Teams), d'autres technologies de salle d'audience et de bureau ainsi que des appareils multifonctions (comme des technologies et des logiciels de vidéoconférence à distance, de l'équipement de présentation électronique des preuves et des aides de suppléance à l'audition).
• Maîtrise de logiciels comme Microsoft 365 (par exemple Microsoft Teams, One Drive et Word), de systèmes de gestion opérationnelle et de gestion des causes (par exemple le Réseau intégré d'information sur les infractions (ICON) et le système FRANK) et d'Internet pour consulter et extraire de l'information.
• Compétences en saisie au clavier pour préparer et remplir avec exactitude des documents ainsi que pour annoter les instances judiciaires dans des délais serrés.

Compétences en planification et en organisation

• Souplesse et capacité d'adaptation aux changements constants d'objectifs et de priorités.
• Compétences manifestes en organisation et capacité d'établir des priorités de travail par différents moyens (calendriers, notes, documents de rappel, etc.) et de répondre aux demandes imprévues.
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe.

Compétences en résolution de problèmes et discernement

• Compétences manifestes en résolution de problèmes pour cerner les problèmes et les préoccupations de la clientèle, y répondre et les éliminer, en faisant les recherches appropriées.
• Capacité manifeste d'interpréter et d'évaluer des situations ou des circonstances et de faire preuve de discernement pour désamorcer des conflits (par exemple clientes ou clients en colère au comptoir, en ligne, virtuellement ou dans la salle d'audience).

Connaissances spécialisées

• Capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances au sujet des procédures, des pratiques et des protocoles judiciaires pour veiller au bon fonctionnement du tribunal, par exemple organiser les rôles d'audience (instances) de la journée.
• Capacité d'interpréter et d'appliquer les exigences pertinentes prévues par la loi, les lignes directrices et les directives, par exemple le Code criminel, la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, les Règles de procédure civile ou le Service de référence du Barreau, pour fournir des renseignements à la clientèle ainsi que pour offrir des services aux tribunaux.

Compétences en administration et en mathématiques

• Compétences manifestes en arithmétique pour réaliser des calculs mathématiques en vue de recevoir des paiements, de calculer les frais, de percevoir de l'argent et de rendre la monnaie.
• Capacité d'utiliser une caisse enregistreuse (ou un système de gestion financière équivalent) et des machines de point de vente pour traiter des transactions en espèces et par carte de crédit ou de débit.
• Expérience manifeste des tâches administratives et de bureau pour gérer les dossiers ouverts et archivés.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 17 décembre 2021 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.