SECRÉTAIRE JUDICIAIRE/COORDONNATRICE ADJOINTE OU COORDONNATEUR ADJOINT DES PROCÈS – BILINGUE (ANGLAIS-FRANÇAIS)

Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis, où vous serez appelé ou appelée à offrir du soutien dans le domaine du secrétariat et de l'administration, en français et en anglais, à la Cour supérieure de justice de l'Ontario et à la Cour de justice de l'Ontario, aux juges mandatés ou mandatées sur une base journalière, aux juges et chefs de l'administration locale et aux juges invités ou invitées. Vous fournirez également du soutien administratif au coordonnateur ou à la coordonnatrice des procès et, au besoin, vous accomplirez des tâches attitrées au coordonnateur ou à la coordonnatrice des procès.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous serez appelée ou appelé à:

• fournir aux juges des services de soutien financier, administratif et de secrétariat
• maintenir les systèmes de classement, la bibliothèque judiciaire, les livres et mettre à jour les publications
• répondre, au téléphone, par écrit et en personne, aux demandes provenant des juges, des avocats ou des avocates et du public en général concernant le statut des causes, et régler ces demandes
• préparer, distribuer, maintenir et mettre à jour les rôles d'audience et les documents judiciaires afin d'aider le coordonnateur ou la coordonnatrice des procès
• recevoir les documents avant les conférences préparatoires et les procès et veiller à ce que les documents soient remplis conformément aux règles et aux procédures établies
• aider à la préparation de l'information statistique relative aux procès et aux conférences préparatoires
• coordonner les réunions des juges, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions et participer aux projets judiciaires, au besoin

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• maîtrise du français oral et écrit de niveau supérieur. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche
• être capable de taper 50 mots à la minute

Connaissances des tribunaux:

• vous connaissez les procédures et les pratiques relatives à la coordination des procès afin d'assurer la liaison entre les juges et tous les usagers ou usagères du système de justice
• vous êtes capable d'acquérir des connaissances en matière de lois, de règles et de règlements (p. ex., le Code criminel du Canada, la Loi sur les tribunaux judiciaires, la Loi sur le droit de la famille et les Règles de procédure civile) afin de répondre aux demandes des usagers ou usagères du système de justice

Compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles:

• vous possédez des compétences avérées en communication écrite afin de rédiger de la correspondance destinée aux avocats ou avocates et au public, de préparer des rapports factuels pour les juges et de préparer des lettres d'accusé de réception, des procès-verbaux et des demandes d'information
• vos compétences en communication orale et en relations interpersonnelles vous permettent de donner au public des explications au sujet des politiques, des procédures et de la terminologie d'un bureau d'affaires juridiques et d'interagir avec le superviseur ou la superviseure de l'administration des tribunaux, les procureurs ou procureures de la Couronne, les juges et le coordonnateur ou la coordonnatrice des procès

Connaissances et compétences en administration:

• votre connaissance des procédures en matière de secrétariat et d'administration vous permet d'offrir des services de soutien, comme classer et distribuer le courrier, commander des fournitures de bureau, maintenir des systèmes de classement, répondre et rediriger des demandes, organiser des déplacements et des réunions, etc.
• vous êtes capable de déterminer les procédures et processus administratifs appropriés lorsque vous devez dactylographier selon les normes de taper 50 mots à la minute, préparer des documents juridiques et traiter de la correspondance

Compétences en résolution de problèmes:

• vous êtes capable d'évaluer la charge de travail des tribunaux, de répertorier les volumes élevés de causes et de recommander des solutions en cas de conflits ou de problèmes d'horaire des procès
• vous êtes capable de répertorier les problèmes qui causent des retards, en faisant le suivi de l'avancement de toutes les causes, du retard accumulé, de l'issue des procès et des statistiques des charges de travail

Compétences informatiques:

• vous connaissez les ordinateurs et les logiciels connexes comme Microsoft Word, Excel et Quicklaw en vue d'établir des horaires, de faire de la recherche et de rédiger des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 22 septembre 2023 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.