Relevant de la Direction de la cartographie et des ressources informationnelles, la Section de la gestion de l'information est une section dynamique et inclusive composée de trois unités collaboratives qui apportent un soutien en matière de gestion de l'information afin de garantir que les données, les informations et les applications du Ministère sont gérées conformément à la législation en vigueur et aux politiques de la fonction publique de l'Ontario.
Selon notre opinion, la flexibilité est essentielle au sein de la Section de la gestion de l'information. Nous abordons notre travail avec sérieux tout en cherchant à y trouver du plaisir. Nous acceptons et valorisons les différences. Lors du recrutement, nous privilégions la diversité et l'inclusion pour attirer les talents les plus compétents. Nous avons un profond respect pour nos forces, nos perspectives, nos opinions et nos styles de vie. Nous avons des attentes élevées les uns envers les autres et encore plus envers nous-mêmes. Nous valorisons les débats d'idées, car ils conduisent à des solutions plus efficaces. La remise en cause du statu quo est encouragée. Travailler ensemble nous aidera à progresser. Si cela vous correspond, venez faire partie de notre équipe!
L'Unité de l'information et de la protection de la vie privée est une équipe modeste composée d'un coordonnateur et de huit employés. Elle gère les demandes d'accès à l'information, met à profit son expertise en matière d'accès à l'information, de protection de la vie privée et des renseignements personnels, et coordonne les réponses aux atteintes à la vie privée pour le compte du Ministère.
Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Dans le cadre de ce poste, vous devrez :
• fournir des services de soutien dans l'administration et la mise en œuvre de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée en gérant les informations, en répondant aux demandes de renseignements de routine, en traitant le courrier, en préparant et en révisant la correspondance et en maintenant les fonctions administratives d'un système de gestion des cas;
• fournir des services généraux de soutien administratif et financier en organisant des voyages, des réunions, des formations, en planifiant des entrevues, en assurant la logistique, le rapprochement des relevés de cartes d'achat avec les registres comptables, en vérifiant l'exactitude des enregistrements des revenus et en achetant des fournitures;
• assumer un rôle d'administration du logiciel de traitement des demandes et de principale personne-ressource pour les fournitures de bureau;
• collaborer avec le personnel de l'Unité et de la Section pour tenir à jour les informations sur le portail de la gestion de l'information et pour rédiger les communications concernant la LAIPVP.
Votre contribution à l'équipe :
• Vous adoptez une mentalité numérique en priorité et accueillez avec enthousiasme les nouvelles idées qui privilégient les utilisateurs, afin de découvrir les meilleures solutions et élaborer des politiques agiles et flexibles.
• Vous êtes convaincu que la diversité et l'inclusion favorisent un environnement optimal pour obtenir d'excellents résultats, en reconnaissant que les meilleures idées peuvent émerger de tous les horizons et de toutes les personnes.
• Vous êtes axé sur les solutions et savez comment accomplir vos tâches.
• Vous soutenez activement votre équipe et responsabilisez votre équipe et ceux qui vous entourent.
À quelles exigences dois-je répondre?
Connaissances et compétences administratives :
• Maîtrise et expérience des politiques, procédures et méthodes de gestion de bureau, spécifiquement dans les domaines des services administratifs et financiers ainsi que dans la gestion de dossiers.
• Connaissance de l'accès à l'information et de la LAIPVP.
• Connaissance de base en arithmétique pour effectuer des tâches financières, vérifier les charges financières et enregistrer avec précision les calculs et les paiements de frais.
Compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles :
• Capacité à travailler de manière productive dans un environnement d'équipe sur des produits livrables communs et reliés de manière interdépendante.
• Capacité à agir avec tact, diplomatie et être doté d'une compétence remarquable dans la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour diffuser des informations à un public varié.
• Aptitude à rédiger et à mettre en forme divers types de correspondances, telles que des lettres, des procès-verbaux de réunions, des rapports, des documents techniques et des notes de service destinés à être signés. Cette aptitude implique une attention particulière à apporter à l'exactitude en termes de grammaire, d'orthographe et de ponctuation, tout en assurant le respect des formats et normes préétablis.
Résolution de problèmes, souci du détail et compétences en matière d'établissement des priorités :
• Capacité à gérer les demandes d'informations, à maintenir à jour la base de données et le flux d'informations, et à s'adapter efficacement aux situations imprévues.
• Aptitude à gérer une charge de travail et des tâches diversifiées.
•Souci du détail et capacité à agir avec discrétion pour respecter les exigences de la LAIPVP et les procédures opérationnelles.
Autres compétences essentielles :
• Maîtrise des ordinateurs et de divers programmes informatiques, notamment Windows, Microsoft Office, les logiciels de gestion de dossiers et de rédaction, ainsi que les logiciels de base de données.
• Expérience de l'utilisation et de l'entretien de différents équipements de bureau, tels que les photocopieuses, les scanneurs et les imprimantes.
