Stagiaire pour le bureau du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP)

Vous êtes un étudiant (e) ou un (e) jeune diplômé (e) à la recherche d'une occasion de bâtir votre carrière? Le CIPVP recrute actuellement des stagiaires! Il s'agit d'une excellente occasion d'acquérir une expérience professionnelle précieuse, d'acquérir des compétences transférables et de créer des réseaux professionnels.

Cette offre d'emploi représente plusieurs postes au sein de différents services du CIPVP :

• Division du tribunal :
  • Services de traitement des demandes

• Division des initiatives stratégiques et des relations extérieures :
  • Service des politiques
    
  • Service de communicationst

• Division des services généraux :
  • Service des technologies de l'information et de la gestion de l'information
  • Service des finances et de l'administration

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Stagiaire en traitement des demandes:
En apportant votre soutien à une équipe de réception des demandes chargée d'un large éventail de fonctions administratives, vous aurez peut-être l'occasion de prendre part à quelques-unes ou à l'ensemble des activités suivantes :

• Préparer et organiser la correspondance, effectuer la saisie de données et des fonctions de traitement de texte, et créer une variété de documents.
  
• Répondre aux demandes de renseignements internes et du public.
  
• Stocker, traiter et détruire des fichiers.
  
• Autres tâches administratives selon les besoins.

Stagiaire en politiques
En apportant votre soutien à une équipe chargée de l'élaboration des politiques, vous aurez peut-être l'occasion de prendre part à quelques-unes ou à l'ensemble des activités suivantes :

• Mener des recherches, effectuer des analyses et synthétiser des informations et des données.
  
• Élaborer et présenter des résumés, des options ou des recommandations.
  
• Préparer et classer la correspondance, exécuter des fonctions de saisie de données et de traitement de texte, préparer des documents, organiser et planifier des activités.

Stagiaire en communications :
En apportant votre soutien à une équipe dans le cadre de projets et/ou de la planification et de la mise en œuvre de communications, vous aurez peut-être l'occasion de prendre part à quelques-unes ou à l'ensemble des activités suivantes :

• Préparer, éditer et relire divers documents de communication/de projet (p. ex. des présentations, des documents de marketing, du contenu Web, etc.)
  
• Préparer et organiser la correspondance, effectuer la saisie de données et des fonctions de traitement de texte, et créer une variété de documents.
  
• Planifier, organiser et coordonner les activités de communication et/ou de projets.
  
• Effectuer des recherches, des analyses et travailler avec des logiciels de graphisme, de publication Web, de photothèque et/ou de gestion de projet.

Stagiaire en gestion de l'information :
Au sein d'une équipe qui veille à ce que les informations soient collectées, organisées, conservées, communiquées et que leur accès soit contrôlé de manière à répondre aux besoins opérationnels, vous aurez l'occasion d'effectuer des activités comme :

• Nettoyer les lecteurs du réseau avant un projet de migration de fichiers en exécutant certaines tâches, comme des plans de classement, la déduplication, les opérations de renommage des fichiers, l'étiquetage, etc.
  
• Assurer le suivi des exigences en matière de contrôle de l'accès dans l'état actuel et veiller à ce qu'elles soient prises en compte dans l'état futur de l'environnement.
  
• Contribuer à la conception et à la constitution d'un registre de gestion des documents physiques dans SharePoint Online.

Stagiaire en finances :
En apportant votre soutien à une équipe dans le cadre d'une série de projets et d'initiatives de nature financière et commerciale, vous aurez peut-être l'occasion de prendre part à quelques-unes ou à l'ensemble des activités suivantes :

• Préparer, vérifier, traiter et rapprocher les données financières.
  
• Aider le personnel à élaborer des propositions commerciales, des rapports, des feuilles de calcul et d'autres documents commerciaux/financiers.
  
• Préparer et organiser la correspondance, effectuer la saisie de données et des fonctions de traitement de texte, et créer une variété de documents.

À quelles exigences dois-je répondre?

Exigences du poste de stagiaire:

La préférence sera donnée aux étudiants de niveau postsecondaire inscrits dans une discipline liée à l'administration des affaires, à la protection de la vie privée, à la communication, aux technologies de l'information ou à la finance.

Exigences du poste de stagiaire en traitement des demandes :

• Assurer avec précision le suivi, la récupération et l'archivage des dossiers; appliquer ses connaissances et/ou son expérience des systèmes de gestion des fichiers électroniques et des documents papier pour sécuriser, classer, gérer et stocker les documents.
  
• Veiller à ce que l'intégrité des dossiers du CIPVP soit maintenue conformément aux normes organisationnelles.
  
• Recueillir, organiser, examiner et vérifier les informations et les données en étudiant les dossiers et les rapports, ainsi que par d'autres moyens.
  
• Faire preuve de discrétion et de sensibilité lorsque vous traitez des renseignements confidentiels.

Exigences du poste de stagiaire en politiques :

• Intérêt manifeste pour les questions contemporaines relatives à la protection de la vie privée (comme l'éthique, le droit, la surveillance, le maintien de l'ordre, le gouvernement, la technologie, la protection de la vie privée des enfants, ou d'autres domaines d'intérêt pertinents).
  
• Compétences en matière de recherche et d'analyse pour rechercher, évaluer et synthétiser les informations pertinentes.
  
• Compétences en communication écrite et orale pour résumer, documenter et diffuser les résultats de manière efficace.
  
• Esprit d'initiative et sens de l'organisation pour atteindre les objectifs et respecter les délais.
  
• Compétences interpersonnelles, y compris une attitude professionnelle, un esprit de collaboration et un bon jugement.
  
• Solides compétences en informatique et maîtrise des programmes Microsoft Office.

Exigences du poste de stagiaire en communications :

• Solides compétences en matière de rédaction et d'édition et capacité avérée à influencer et à élaborer des contenus précis et convaincants.
  
• Solides compétences informatiques avec maîtrise des programmes MS Office, de WordPress et des logiciels d'édition électronique.
  
• Expérience avérée de l'utilisation des plateformes et outils de médias sociaux pour faire connaître la marque.
  
• Expérience de la conception graphique.
  
• Souci du détail, forte capacité de suivi et aptitude à rester organisé et à répondre à des priorités et à des échéances multiples.
  
• Fortes compétences interpersonnelles, y compris une attitude professionnelle et un bon jugement.

Exigences du poste de stagiaire en gestion de l'information :

• Solides compétences en matière de communication écrite et orale, y compris la capacité à comprendre les besoins et les attentes des intervenants.
  
• Excellent sens du détail, de l'organisation et de la gestion du temps.
  
• Connaissance des théories et des normes en matière de gestion des documents et de l'information et expérience de leur application dans un contexte réel.
  
• L'inscription à un programme de maîtrise axé sur la gestion des documents et de l'information est considérée comme un atout.
  
• Une expérience de l'utilisation de Microsoft Excel est considérée comme un atout.
  
• Une expérience de l'utilisation de SharePoint Online est considérée comme un atout.
  
• Une expérience de migration de fichiers numériques est considérée comme un atout.

Exigences du poste de stagiaire en finance et administration :

• Saisir les données avec précision et produire des rapports en accordant une attention particulière aux détails.
  
• Mener des recherches, effectuer des analyses (quantitatives, qualitatives, statistiques) et synthétiser et résumer les informations.
  
• Recueillir, organiser, examiner et vérifier les informations et les données en étudiant les dossiers et les rapports, ainsi que par d'autres moyens.
  
• Vous travaillez de manière autonome ou en équipe et vous planifiez, organisez et hiérarchisez votre temps afin de respecter des échéances simultanées.

Engagement en faveur de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à nous doter d'une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, la lutte contre le racisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes en situation de handicap, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Nous croyons également à l'importance de fournir des services à la population ontarienne dans les deux langues officielles, et nous encourageons les candidates et candidats bilingues intéressés à postuler, en particulier pour les postes en contact avec le public.

Remarques :

• Candidatures :
o Les candidates et candidats sont tenus de mentionner le nom du poste qui les intéresse lorsqu'ils posent leur candidature.
• Liste des personnes qualifiées :
o Une liste de candidates et candidats qualifiés sera établie pour les postes de stagiaires de l'information au sein du CIPVP; elle sera conservée pendant douze (12) mois à compter de la date à laquelle elle aura été créée. Les candidates et candidats qualifiés figurant sur la liste pourront être pris en considération lors de l'attribution de futurs emplois permanents ou temporaires à ce poste

Envoyez votre candidature à l'adresse suivante :  Job@ipc.on.ca

Concours : 1 février 2024
Clôture : 22 février 2024

Collecte de renseignements

Vos renseignements personnels sont recueillis en vue de servir à évaluer vos qualifications dans le cadre d'un emploi dans la fonction publique de l'Ontario et des initiatives de modernisation du recrutement. Carrières FPO est un service commun autorisé conformément à l'article 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O. 1990, chap. M.25. Cette collecte de renseignements personnels est nécessaire à la bonne gestion de Carrières FPO.

Ne donnez pas plus de renseignements personnels que ceux qui sont demandés dans l'offre d'emploi. Par exemple, ne fournissez pas votre numéro d'assurance sociale, vos coordonnées bancaires, votre photographie, etc. avec votre demande.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou la conservation de vos renseignements personnels, contactez-nous.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 22 février 2024 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.