La direction générale du parc historique du Fort William (PHFW) est à la recherche d'une personne professionnelle, capable de faire preuve d'un esprit proactif et d'un souci du détail, pour lui fournir, ainsi qu'à l'équipe de gestion, des services de soutien essentiels à titre d'adjoint administratif. La personne retenue devra accomplir diverses tâches administratives, gérer des contrats et favoriser l'établissement d'une communication harmonieuse entre les différents intervenants. Saisissez cette occasion unique d'occuper un poste stimulant à Thunder Bay!
À compter du 1er janvier 2024, l'échelle salariale de ce poste est de 28.14 $ à 32.82 $ l'heure, conformément aux dispositions de la convention collective de l'Unité de négociation unifiée du SEFPO. Les nouveaux taux, avec effet rétroactif au 1er janvier 2024, ont été récemment confirmés, et les dates de mise en application des nouveaux taux de salaire restent à déterminer.
Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Vous devrez :
• agir à titre de personne-ressource principale auprès de la direction générale, en répondant aux appels téléphoniques, en organisant les réunions et en traitant les demandes de renseignements émanant du personnel supérieur du Ministère;
• répondre rapidement aux demandes de renseignements, exercer un suivi des plaintes relatives au service à la clientèle et régler les problèmes liés à l'accueil des visiteurs, afin d'obtenir un degré élevé de satisfaction;
• effectuer des recherches, recueillir des renseignements et coordonner les réunions, les conférences et les présentations, en veillant à ce que tous les documents soient préparés et distribués efficacement;
• gérer la correspondance de la direction, c'est-à-dire la rédiger, en établir l'ordre de priorité et exercer un suivi des réponses;
• organiser et tenir à jour l'agenda électronique de la direction générale, organiser ses réunions, coordonner ses déplacements et gérer la logistique des réunions et des événements;
• participer aux tâches liées à la gestion des contrats, notamment en supervisant les accords juridiques et en veillant au respect des règlements sur les droits d'auteur et les marques de commerce.
À quelles exigences dois-je répondre?
Ce qui est obligatoire :
Être titulaire d'un permis de conduire valide de catégorie G reconnu par la province de l'Ontario.
Esprit d'analyse, sens de l'organisation et capacité de résoudre des problèmes :
• Compétences manifestes en matière d'analyse permettant d'exercer une surveillance et un suivi des approbations ou des demandes en suspens
• Capacité de régler des problèmes imprévus liés à l'accueil des visiteurs, de gérer des priorités conflictuelles ou de composer avec des changements de dernière minute
• Capacité de surveiller les fonctions de gestion des contrats, ainsi que d'examiner la documentation et les obligations contractuelles des partenaires afin d'en vérifier l'exactitude et les échéances
Aptitude à communiquer et habiletés interpersonnelles :
• Capacité de faciliter la communication entre la direction générale et les gestionnaires supérieurs, de représenter la direction générale auprès des différents intervenants et de fournir des services à la direction, au personnel et aux visiteurs
• Capacité de rédiger des notes de service, de la correspondance, des lettres et des courriels à l'intention du personnel du Ministère et des fonctionnaires externes
Compétences en matière d'évaluation et de recherche :
• Capacité de cerner les problèmes et de les renvoyer à la direction générale ou aux gestionnaires
• Expérience de l'examen de documents pour en vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et la présentation
• Compétences manifestes en recherche permettant de produire des documents d'information, des dossiers et d'autres documents pertinents pour les réunions et les activités du PHFW
Connaissances :
• Capacité d'acquérir des connaissances sur les programmes, les événements, les politiques et les procédures du PHFW
• Capacité d'acquérir des connaissances sur les politiques, les procédures et les lignes directrices administratives du Ministère et du PHFW, y compris les procédures relatives aux ressources humaines
• Connaissance manifeste de la gestion de contrats, des appels d'offres et de l'administration des contrats au sens de la loi
• Vous avez une expérience démontrée avec la suite de logiciels Microsoft Office (par exemple Outlook, SharePoint, Excel, Word)
