La manière de travailler et le mode de vie varient d'une personne à l'autre. Nous nous sommes engagés envers le fait de combiner le travail au bureau, sur le terrain et à domicile. Vous disposez d'une certaine flexibilité quant au lieu et à la manière de travailler, ce qui vous permet de concilier votre vie personnelle et vos objectifs professionnels.
À propos de la WSIBNous sommes là pour aider. Lorsqu'une personne subit une lésion professionnelle ou contracte une maladie au travail, nous réagissons rapidement pour lui fournir des prestations pour perte de salaire, une protection médicale et du soutien en vue de son retour au travail. Nous sommes financés par les entreprises, auxquelles nous offrons une assurance collective sans égard à la responsabilité et l'accès à des renseignements sur la santé et la sécurité concernant les divers secteurs d'activité. Nous sommes l'un des plus grands organismes d'assurance en Amérique du Nord, couvrant plus de cinq millions de personnes dans plus de 300 000 lieux de travail en Ontario. Pour en savoir plus, visitez wsib.ca/fr.
À la WSIB, vous avez la possibilité de faire ce qui suit :
• envisager de nombreuses carrières et suivre votre passion;
• apprendre et évoluer professionnellement de manière continue;
• obtenir de la reconnaissance pour votre excellent travail;
• participer à des programmes favorisant votre santé et votre bien-être;
Vous recevrez également un salaire compétitif et pourrez participer à notre régime de soins dentaires et d'assurance-maladie.
Salaire de départ : 58 943,89 $Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Sommaire de l'emploi :
Deux affectations temporaires d'une durée maximale de 24 mois.La personne occupant ce poste contribue activement au projet de mise en œuvre de la planification des ressources organisationnelles de la WSIB ainsi qu'aux tâches quotidiennes, notamment la coordination et l'administration des approvisionnements transactionnels pour les personnes clientes dans tout l'organisme. Elle fournit des conseils à la direction et au personnel de la WSIB en ce qui concerne la politique d'approvisionnement ainsi que les procédures et les lignes directrices connexes. En outre, elle coordonne et gère tous les services partagés dans le cadre des programmes d'approvisionnement en ligne utilisés par le personnel de la WSIB en vue d'acheter des biens ou des services, vérifie la conformité de tous les approvisionnements en ligne avec les politiques de la WSIB et fournit régulièrement des analyses ad hoc sur l'utilisation, les dépenses et les tendances au sein de l'organisme. Elle fournit une expertise, des conseils et des instructions au personnel de la WSIB sur toutes les questions d'approvisionnement en ligne.
À quelles exigences dois-je répondre?
Tâches et responsabilités majeures
Procure-to-Pay (P2P)
• Coordonner, administrer et exécuter toutes les activités à fort volume liées à la gestion du cycle de vie des bons de commande (p. ex., création de bons de commande, saisie de commandes, lancement de l'approbation du flux de travail, expédition, délivrance aux parties prenantes correspondantes, notamment le secteur d'activité et le prestataire, récépissés de bons de commande, et stockage de tous les bons de commande et des documents connexes).
• Modifier les renseignements liés aux bons de commande, notamment en changeant la valeur monétaire, en ajoutant des lignes de commande et en changeant les dates d'expiration, selon les instructions de parties prenantes ou d'autres membres du personnel d'approvisionnement.
• Créer, examiner, émettre et clôturer tous les bons de commande de l'organisme dans la ou les plateformes appropriées.
• Coordonner et gérer tous les documents numériques associés aux bons de commande, ce qui inclut la création de dossiers PO# dans le disque partagé et le stockage de tous les documents d'appui dans chaque dossier PO.
• Informer la clientèle sur une grande variété de documents et de communications provenant de sources multiples, y compris les politiques, les directives, les procédures, les spécifications de service et de matériel, les contrats, les avis juridiques, les réponses des prestataires aux demandes d'approvisionnement, la documentation des prestataires et les messages des collègues ou des prestataires.
• Consigner le numéro du bon de commande dans la base de données du planificateur des approvisionnements stratégiques.
• Assurer le suivi des questions de conformité en matière d'approvisionnement et contacter le secteur d'activité pour résoudre tout problème, et veiller à envoyer à la personne cliente les formulaires ou documents renvoyés à des fins de correction (numériquement).
• Fournir des bons de commande ou des rapports/analyses à l'aide de la ou des plateformes Procure-to-Pay.
• Fournir des conseils et des renseignements aux parties prenantes sur la manière de visualiser l'activité d'une commande dans les différentes plateformes Procure-to-Pay.
o Contribuer à l'amélioration de l'empreinte numérique des bons de commande lors du lancement de nouvelles technologies.
• Numériser et envoyer par courrier électronique les bons de commande approuvés aux secteurs d'activité, en copiant la ou les responsables de l'approvisionnement.
Approvisionnement électronique (carte de crédit professionnelle)
• Télécharger et examiner plus d'un millier de transactions mensuelles par carte de crédit, et sélectionner/cerner celles nécessitant un examen plus approfondi, p. ex., en fonction de volumes excessifs, d'une utilisation non liée à l'activité ou d'autres problèmes de conformité potentiels.
• Envoyer des demandes d'audit par courrier électronique aux titulaires de cartes et des courriers électroniques de rappel aux titulaires de cartes n'ayant pas soumis le relevé de carte de crédit demandé et les reçus connexes.
• Informer par écrit les titulaires de cartes et la personne gestionnaire des résultats de l'audit, demander à la ou au titulaire de la carte de rectifier l'infraction et informer les titulaires de cartes sur la bonne utilisation du programme de cartes de crédit de l'organisme.
• Rendre compte de l'audit mensuel effectué, en faisant notamment part des détails de toutes les non-conformités et les résolutions, et transmettre les renseignements à la personne gestionnaire pour qu'elle les examine et communique aux divers échelons de la haute direction.
• Contacter la personne requérante en vue de régler tout problème de conformité, notamment l'utilisation de cartes ou de comptes organisationnels pour des dépenses non autorisées, ou en raison de renseignements manquant sur les formulaires, notamment l'absence d'une signature autorisée; renvoyer les formulaires à la personne requérante pour qu'elle les corrige/complète; et fournir des conseils sur le processus de remboursement.
• Informer les personnes utilisatrices sur l'utilisation appropriée des systèmes numériques Procure-to-Pay, sur le contenu des politiques et sur les modifications apportées aux procédures.
• Mettre en œuvre les modifications des politiques en fonction des besoins et communiquer les modifications à toutes les personnes utilisatrices au sein de la WSIB.
• Concevoir et assurer des programmes de formation à l'intention de la clientèle interne sur les processus et procédures Procure-to-Pay en ligne.
• Produire des rapports mensuels, trimestriels et annuels sur l'utilisation, la catégorie, les dépenses du groupe et la conformité par secteur d'activité, prestataire et lieu pour la direction, et formuler des recommandations sur la manière de réduire le nombre d'activités non conformes déclarées.
Autres fonctions/tâches de soutien
• Superviser le travail des personnes coordonnatrices des approvisionnements, assurer une formation en cours d'emploi et une orientation professionnelle, et répartir les tâches.
• Surveiller le processus d'approvisionnement requis pour les catégories de services partagés de l'organisme et gérer tout système d'achat électronique mis en œuvre.
• Demander à certaines personnes acheteuses, par courriel, la raison, les justificatifs, les approbations et les reçus des achats commerciaux, procéder à l'audit des dépenses et effectuer les suivis nécessaires.
• Fournir des conseils sur le programme de cartes de crédit de l'organisme, p. ex., sur la façon d'obtenir des relevés électroniques.
• Effectuer d'autres tâches connexes assignées ou requises.
Exigences de l'emploi
Scolarité
• Diplôme d'études postsecondaires pendant un maximum de trois ans en approvisionnement, en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en administration des affaires ou en finance.
Expérience professionnelle
• Expérience totale d'un an. Six mois d'expérience concernant le fait d'effectuer des activités d'audit et d'émettre des bons de commande. Six mois d'expérience dans le poste pour atteindre le plein niveau opérationnel.
Voici notre engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion :
Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être à l'aise et où nos différences sont célébrées.
La WSIB s'engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d'emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d'adaptations à n'importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.
Divulgation des conflits d'intérêts
En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d'agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d'intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d'intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d'administration ou d'autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Pour toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d'intérêts et(ou) de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d'acquisition de talents à talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.
Renseignements sur la protection de la vie privée
Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d'emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d'acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d'évaluer et de valider vos compétences, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l'utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB en envoyant un courriel à bureauprotectionvieprivee@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur l'état de votre demande d'emploi.
Instructions d'application :
À titre de condition préalable à l'embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l'objet d'une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.
Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre candidature au plus tard à la date de clôture figurant sur la page Carrières à la WSIB.
